SmartForm-järjestyskäynnistin
Suorita työnkulku, kun SmartForm-järjestys on valmis. Tämä käynnistin mahdollistaa toimintojen automatisoinnin sen jälkeen, kun käyttäjät ovat täyttäneet sarjan lomakkeita.
Milloin Käyttää
- Käsittele monivaiheisia lomakehakemuksia
- Luo raportteja useista lomakkeista
- Käynnistä hyväksymistyönkulut, kun kaikki tiedot on kerätty
- Lähetä valmistumisilmoituksia
- Päivitä ulkoisia järjestelmiä koottujen tietojen avulla
Konfigurointi
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Järjestys | Mikä järjestys käynnistää tämän työnkulun |
| Suorita jälkeen | Milloin käynnistin aktivoituu (jokaisen lomakkeen / järjestyksen valmistuminen / molemmat) |
| Ota käyttöön AI-työkaluna | Tee tämä järjestys saataville AI-chatbotissa |
Suoritusvaihtoehdot
Jokaisen Lomakkeen Jälkeen
Työnkulku suoritetaan joka kerta, kun järjestyksen sisällä oleva lomake on valmis.
Käyttötapaukset:
- Reaaliaikainen tietosynkronointi
- Edistymisilmoitukset
- Välivaiheen tarkastukset
- Rekisterien päivittäminen tietojen saapuessa
Järjestyksen Valmistumisen Jälkeen
Työnkulku suoritetaan vain, kun kaikki järjestyksen lomakkeet on täytetty.
Käyttötapaukset:
- Lopullisen raportin luominen
- Hyväksymistyönkulun käynnistäminen
- Valmistumistodistukset
- Yhteenvetoilmoitukset
Molemmat
Ota käyttöön molemmat vaihtoehdot, jotta työnkulut suoritetaan jokaisessa vaiheessa JA lopussa.
Käyttötapaukset:
- Reaaliaikainen synkronointi + lopullinen yhteenveto
- Edistymisen seuranta + valmistumisilmoitus
- Incrementaalinen käsittely + koottu raportti
🤖 Ota käyttöön AI-työkaluna
Kun tämä on päällä, järjestys tulee saataville AI-chatbotillesi oletustyökaluna.
Mitä Tämä Tarkoittaa
- Käyttäjät voivat aloittaa järjestyksen suoraan chatissa
- AI ohjaa käyttäjiä kautta jokaisen lomakkeen keskustellen
- Ei tarvitse avata erillisiä lomakkeita tai linkkejä
- Saumaton kokemus kaikilla kanavilla (verkkosivut, WhatsApp, Messenger jne.)
Kuinka Se Toimii
- Käyttäjä kysyy jotain, joka liittyy järjestykseen (esim. "Haluan hakea")
- AI tunnistaa aikomuksen ja tarjoaa aloittaa järjestyksen
- AI kysyy kysymyksiä jokaiselta lomakkeelta järjestyksessä
- Vastaukset kerätään ja tallennetaan
- SmartFlow aktivoituu konfiguraatiosi perusteella
Esimerkki
Käyttäjä: Haluaisin aloittaa sertifiointiprosessin
AI: Autan sinua siinä! Sertifiointi vaatii
3 lomakkeen täyttämistä. Aloitetaan ammatillisista tiedoistasi.
Mikä on nykyinen työtehtäväsi?
Käyttäjä: Senior Developer
AI: Loistavaa! Kuinka monta vuotta kokemusta sinulla on?
...
[Kun kaikki lomakkeet on täytetty]
AI: Olet täyttänyt kaikki sertifiointilomakkeet. Hakemuksesi
on lähetetty ja saat vahvistussähköpostin pian.
Saatavilla Olevat Muuttujat
Kun käynnistin aktivoituu, nämä muuttujat ovat käytettävissä työnkulussasi:
Järjestys Tiedot
| Muuttuja | Tyyppi | Kuvaus |
|---|---|---|
sequence.id | Merkkijono | Yksilöllinen tunniste |
sequence.name | Merkkijono | Järjestyksen nimi |
sequence.completedAt | PäivämääräAika | Milloin järjestys valmistui |
sequence.completedBy | Objekti | Käyttäjä, joka täytti sen |
Lomakedata
| Muuttuja | Tyyppi | Kuvaus |
|---|---|---|
sequence.forms | Taulukko | Kaikki lomakkeet järjestyksessä |
sequence.forms[].id | Merkkijono | Lomakkeen ID |
sequence.forms[].name | Merkkijono | Lomakkeen nimi |
sequence.forms[].responses | Objekti | Lomakkeen vastaukset |
sequence.forms[].completedAt | PäivämääräAika | Milloin lomake valmistui |
sequence.forms[].completedBy | Objekti | Kuka täytti tämän lomakkeen |
Nykyinen Lomake (Kun "Jokaisen Lomakkeen Jälkeen" on käytössä)
| Muuttuja | Tyyppi | Kuvaus |
|---|---|---|
currentForm.id | Merkkijono | Nykyisen lomakkeen ID |
currentForm.name | Merkkijono | Nykyisen lomakkeen nimi |
currentForm.responses | Objekti | Nykyisen lomakkeen vastaukset |
currentForm.index | Numero | Sijainti järjestyksessä (0-pohjainen) |
currentForm.isLast | Boolean | Onko tämä viimeinen lomake |
Esimerkkityönkulut
Esimerkki 1: Työntekijän Perehdytyksen Valmistuminen
Käynnistin: SmartForm-järjestys (Järjestyksen jälkeen)
SmartForm-järjestyskäynnistin
↓
Luo PDF
→ Malli: "Perehdytyksen Yhteenveto"
→ Tiedot: sequence.forms
↓
Lähetä Sähköposti (HR:lle)
→ Aihe: "Uuden työntekijän perehdytys valmis"
→ Liite: Luotu PDF
↓
Lähetä Sähköposti (Työntekijälle)
→ Aihe: "Tervetuloa! Perehdytyksesi on valmis"
↓
API-kutsu (HR-järjestelmä)
→ Luo työntekijätietue kaikilla tiedoilla
Esimerkki 2: Reaaliaikainen Edistymisen Seuranta
Käynnistin: SmartForm-järjestys (Jokaisen lomakkeen jälkeen)
SmartForm-järjestyskäynnistin
↓
Jos Ehto: currentForm.isLast
├── Kyllä:
│ └── Lähetä Sähköposti: "Kaikki lomakkeet täytetty!"
└── Ei:
└── Lähetä Sähköposti: "Lomake {{currentForm.index + 1}} vastaanotettu"
↓
API-kutsu
→ Päivitä CRM viimeisimmillä lomaketiedoilla
Esimerkki 3: AI-Vetoinen Hakemusprosessi
Käynnistin: SmartForm-järjestys (Järjestyksen jälkeen, Ota käyttöön AI-työkaluna: PÄÄLLÄ)
SmartForm-järjestyskäynnistin
↓
AI-pyyntö
→ Analysoi kaikki vastaukset
→ Arvioi hakemus
→ Luo suositus
↓
Jos Ehto: score > 70
├── Kyllä:
│ ├── Luo JIRA-ongelma: "Tarkista hakemus"
│ └── Lähetä Sähköposti: "Hakemuksesi on tarkistuksessa"
└── Ei:
└── Lähetä Sähköposti: "Kiitos kiinnostuksestasi..."
Vertailu: SmartForm vs SmartForm-järjestyskäynnistin
| Ominaisuus | SmartForm-käynnistin | SmartForm-järjestyskäynnistin |
|---|---|---|
| Käynnistyy | Yhden lomakkeen valmistumisesta | Järjestyksen valmistumisesta |
| Saatavilla olevat tiedot | Yhden lomakkeen vastaukset | Kaikkien lomakkeiden vastaukset |
| Suoritusvaihtoehdot | Vain lomakkeen jälkeen | Jokaisen lomakkeen jälkeen / järjestyksen jälkeen / molemmat |
| Ota käyttöön AI-työkaluna | ✅ Kyllä | ✅ Kyllä |
| Paras käyttöön | Yksinkertaisille lomakkeille | Monivaiheisille prosesseille |
Parhaat Käytännöt
1. Käytä Molempia Suoritusvaihtoehtoja Strategisesti
- Jokaisen lomakkeen jälkeen: Nopeat vahvistukset, reaaliaikainen synkronointi
- Järjestyksen jälkeen: Raskas käsittely, lopulliset toimet
2. Hyödynnä AI-työkalua Parempaan Käyttäjäkokemukseen
Ota käyttöön "AI-työkalu" järjestyksille, jotka hyötyvät keskustelupohjaisesta täyttämisestä:
- Hakemukset
- Arvioinnit
- Perehdytys
- Kyselyt
3. Käsittele Osittaisia Valmistumisia
Käytä "Jokaisen lomakkeen jälkeen" tallentaaksesi edistymisen, jotta käyttäjät eivät menetä tietoja, jos he keskeyttävät kesken järjestyksen.
4. Testaa Koko Prosessi
Testaa järjestyksiä perusteellisesti:
- Suora valmistuminen
- Delegoidut lomakkeet
- AI-chatbotin täyttäminen
- Kaikki SmartFlow-käynnistimet