SmartForm-järjestyksen laukaisin
Suorita työnkulku, kun SmartForm-järjestys on valmis. Tämä laukaisin mahdollistaa toimintojen automatisoinnin sen jälkeen, kun käyttäjät ovat täyttäneet sarjan lomakkeita.
Milloin Käyttää
- Käsitellä monivaiheisia lomakehakemuksia
- Tuottaa raportteja useista lomakkeista
- Laukaista hyväksyntätyönkulku, kun kaikki tiedot on kerätty
- Lähettää valmistumisilmoituksia
- Päivittää ulkoisia järjestelmiä koottujen tietojen avulla
Konfigurointi
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Järjestys | Mikä järjestys laukaisee tämän työnkulun |
| Suorita jälkeen | Milloin laukaisin aktivoituu (jokaisen lomakkeen / järjestyksen valmistuminen / molemmat) |
| Ota käyttöön AI-työkaluna | Tee tämä järjestys saataville AI-chatbotissa |
Suoritusvaihtoehdot
Jokaisen Lomakkeen Jälkeen
Työnkulku suoritetaan aina, kun järjestyksen sisällä oleva lomake on valmis.
Käyttötapaukset:
- Reaaliaikainen tietosynkronointi
- Edistymisilmoitukset
- Väliarvioinnit
- Tietojen päivittäminen niiden saapuessa
Järjestyksen Valmistumisen Jälkeen
Työnkulku suoritetaan vain, kun kaikki järjestyksen lomakkeet on täytetty.
Käyttötapaukset:
- Lopullisen raportin tuottaminen
- Hyväksyntätyönkulun aloittaminen
- Valmistumistodistukset
- Yhteenvetoilmoitukset
Molemmat
Ota käyttöön molemmat vaihtoehdot työnkulkujen suorittamiseksi jokaisessa vaiheessa JA lopussa.
Käyttötapaukset:
- Reaaliaikainen synkronointi + lopullinen yhteenveto
- Edistymisen seuranta + valmistumisilmoitus
- Vähittäinen käsittely + koottu raportti
🤖 Ota käyttöön AI-työkaluna
Kun tämä on päällä, järjestys on saatavilla AI-chatbotillesi oletustyökaluna.
Mitä Tämä Tarkoittaa
- Käyttäjät voivat aloittaa järjestyksen suoraan chatissa
- AI ohjaa käyttäjiä kautta jokaisen lomakkeen keskustellen
- Ei tarvitse avata erillisiä lomakkeita tai linkkejä
- Saumaton kokemus kaikilla kanavilla (verkkosivut, WhatsApp, Messenger jne.)
Kuinka Se Toimii
- Käyttäjä kysyy jotain, joka liittyy järjestykseen (esim. "Haluan hakea")
- AI tunnistaa aikomuksen ja tarjoaa järjestyksen aloittamista
- AI kysyy kysymyksiä jokaiselta lomakkeelta järjestyksessä
- Vastaukset kerätään ja tallennetaan
- SmartFlow laukaisee konfiguraatiosi perusteella
Esimerkki
Käyttäjä: Haluaisin aloittaa sertifiointiprosessin
AI: Autan sinua siinä! Sertifiointi vaatii
3 lomakkeen täyttämistä. Aloitetaan ammatillisista tiedoistasi.
Mikä on nykyinen työtehtäväsi?
Käyttäjä: Senior Developer
AI: Hienoa! Kuinka monta vuotta kokemusta sinulla on?
...
[Kun kaikki lomakkeet on täytetty]
AI: Olet täyttänyt kaikki sertifiointilomakkeet. Hakemuksesi
on lähetetty ja saat vahvistussähköpostin pian.
Saatavilla olevat muuttujat
Kun laukaiseva tapahtuma aktivoituu, nämä muuttujat ovat käytettävissä työnkulussasi:
Sekvenssin tiedot
| Muuttuja | Tyyppi | Kuvaus |
|---|---|---|
sequence.id | Merkkijono | Yksilöllinen tunniste |
sequence.name | Merkkijono | Sekvenssin nimi |
sequence.completedAt | Päivämäärä-aika | Milloin sekvenssi saatiin päätökseen |
sequence.completedBy | Objekti | Käyttäjä, joka suoritti sen |
Lomaketiedot
| Muuttuja | Tyyppi | Kuvaus |
|---|---|---|
sequence.forms | Taulukko | Kaikki lomakkeet sekvenssissä |
sequence.forms[].id | Merkkijono | Lomakkeen ID |
sequence.forms[].name | Merkkijono | Lomakkeen nimi |
sequence.forms[].responses | Objekti | Lomakkeen vastaukset |
sequence.forms[].completedAt | Päivämäärä-aika | Milloin lomake saatiin päätökseen |
sequence.forms[].completedBy | Objekti | Kuka suoritti tämän lomakkeen |
Nykyinen lomake (Kun "Jokaisen lomakkeen jälkeen" on käytössä)
| Muuttuja | Tyyppi | Kuvaus |
|---|---|---|
currentForm.id | Merkkijono | Nykyisen lomakkeen ID |
currentForm.name | Merkkijono | Nykyisen lomakkeen nimi |
currentForm.responses | Objekti | Nykyisen lomakkeen vastaukset |
currentForm.index | Numero | Sijainti sekvenssissä (0-pohjainen) |
currentForm.isLast | Boolean | Onko tämä viimeinen lomake |
Esimerkkityönkulut
Esimerkki 1: Työntekijän perehdytyksen valmistuminen
Laukaisin: SmartForm-sekvenssi (Sekvenssin jälkeen)
SmartForm-sekvenssin laukaisin
↓
Generoi PDF
→ Malli: "Perehdytyksen yhteenveto"
→ Tiedot: sequence.forms
↓
Lähetä sähköposti (HR:lle)
→ Aihe: "Uuden työntekijän perehdytys valmis"
→ Liite: Generoitu PDF
↓
Lähetä sähköposti (Työntekijälle)
→ Aihe: "Tervetuloa! Perehdytyksesi on valmis"
↓
API-kutsu (HR-järjestelmä)
→ Luo työntekijätietue kaikilla tiedoilla
Esimerkki 2: Reaaliaikainen edistymisen seuranta
Laukaisin: SmartForm-sekvenssi (Jokaisen lomakkeen jälkeen)
SmartForm-sekvenssin laukaisin
↓
Jos ehto: currentForm.isLast
├── Kyllä:
│ └── Lähetä sähköposti: "Kaikki lomakkeet täytetty!"
└── Ei:
└── Lähetä sähköposti: "Lomake {{currentForm.index + 1}} vastaanotettu"
↓
API-kutsu
→ Päivitä CRM viimeisillä lomaketiedoilla
Esimerkki 3: AI-pohjainen hakemusprosessi
Laukaisin: SmartForm-sekvenssi (Sekvenssin jälkeen, Ota käyttöön AI-työkaluna: PÄÄLLÄ)
SmartForm-sekvenssin laukaisin
↓
AI-pyyntö
→ Analysoi kaikki vastaukset
→ Arvioi hakemus
→ Generoi suositus
↓
Jos ehto: score > 70
├── Kyllä:
│ ├── Luo JIRA-ongelma: "Tarkista hakemus"
│ └── Lähetä sähköposti: "Hakemuksesi on tarkistuksessa"
└── Ei:
└── Lähetä sähköposti: "Kiitos kiinnostuksestasi..."
Vertailu: SmartForm vs SmartForm Sequence Trigger
| Ominaisuus | SmartForm Trigger | SmartForm Sequence Trigger |
|---|---|---|
| Käynnistyy | Yhden lomakkeen täyttämisestä | Sekvenssin täyttämisestä |
| Saatavilla oleva data | Yhden lomakkeen vastaukset | Kaikkien lomakkeiden vastaukset |
| Suoritusvaihtoehdot | Vain lomakkeen jälkeen | Jokaisen lomakkeen jälkeen / sekvenssin jälkeen / molemmat |
| Ota käyttöön AI-työkaluna | ✅ Kyllä | ✅ Kyllä |
| Parhaiten soveltuu | Yksinkertaisille lomakkeille | Monivaiheisiin prosesseihin |
Parhaat käytännöt
1. Käytä Molempia Suoritusvaihtoehtoja Strategisesti
- Jokaisen lomakkeen jälkeen: Nopeat vahvistukset, reaaliaikainen synkronointi
- Sekvenssin jälkeen: Raskas käsittely, lopulliset toimet
2. Hyödynnä AI-työkalua Parempaan Käyttäjäkokemukseen
Ota käyttöön "AI-työkalu" sekvensseille, jotka hyötyvät keskustelupohjaisesta täyttämisestä:
- Hakemukset
- Arvioinnit
- Perehdytys
- Kyselyt
3. Käsittele Osittaisia Täyttöjä
Käytä "Jokaisen lomakkeen jälkeen" tallentaaksesi edistymisen, jotta käyttäjät eivät menetä tietoja, jos he keskeyttävät sekvenssin kesken.
4. Testaa Koko Prosessi
Testaa sekvenssejä perusteellisesti:
- Suora täyttö
- Delegoidut lomakkeet
- AI-chatbotin täyttö
- Kaikki SmartFlow-käynnistimet