Gatilho de Sequência SmartForm
Execute um fluxo de trabalho quando uma Sequência SmartForm for concluída. Este gatilho permite automatizar ações após os usuários finalizarem uma série de formulários.
Quando Usar
- Processar envios de formulários em múltiplas etapas
- Gerar relatórios a partir de múltiplos formulários
- Acionar fluxos de trabalho de aprovação após todos os dados serem coletados
- Enviar notificações de conclusão
- Atualizar sistemas externos com dados consolidados
Configuração
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Sequência | Qual sequência aciona este fluxo |
| Executar Após | Quando o gatilho é ativado (cada formulário / conclusão da sequência / ambos) |
| Habilitar como Ferramenta de IA | Tornar esta sequência disponível no chatbot de IA |
Opções de Execução
Após Cada Formulário
O fluxo de trabalho é executado toda vez que um formulário dentro da sequência é concluído.
Casos de uso:
- Sincronização de dados em tempo real
- Notificações de progresso
- Validações intermediárias
- Atualização de registros à medida que os dados chegam
Após a Conclusão da Sequência
O fluxo de trabalho é executado apenas quando todos os formulários na sequência são concluídos.
Casos de uso:
- Geração de relatório final
- Início do fluxo de trabalho de aprovação
- Certificados de conclusão
- Notificações de resumo
Ambos
Habilite ambas as opções para executar fluxos de trabalho em cada etapa E no final.
Casos de uso:
- Sincronização em tempo real + resumo final
- Acompanhamento de progresso + notificação de conclusão
- Processamento incremental + relatório consolidado
🤖 Habilitar como Ferramenta de IA
Quando ativado, a sequência se torna disponível para o seu chatbot de IA como uma ferramenta padrão.
O Que Isso Significa
- Os usuários podem iniciar a sequência diretamente no chat
- A IA orienta os usuários através de cada formulário de forma conversacional
- Não há necessidade de abrir formulários ou links separados
- Experiência fluida em qualquer canal (web, WhatsApp, Messenger, etc.)
Como Funciona
- O usuário pergunta sobre algo relacionado à sequência (por exemplo, "Quero me inscrever")
- A IA reconhece a intenção e oferece iniciar a sequência
- A IA faz perguntas de cada formulário na sequência
- As respostas são coletadas e salvas
- SmartFlow é acionado com base na sua configuração
Exemplo
Usuário: Gostaria de iniciar o processo de certificação
IA: Vou te ajudar com isso! A certificação requer o preenchimento
de 3 formulários. Vamos começar com suas informações profissionais.
Qual é o seu cargo atual?
Usuário: Desenvolvedor Sênior
IA: Ótimo! Quantos anos de experiência você tem?
...
[Após todos os formulários serem concluídos]
IA: Você completou todos os formulários de certificação. Sua inscrição
foi enviada e você receberá um e-mail de confirmação em breve.
Variáveis Disponíveis
Quando o gatilho é acionado, essas variáveis estão disponíveis em seu fluxo de trabalho:
Informações da Sequência
| Variável | Tipo | Descrição |
|---|---|---|
sequence.id | String | Identificador único |
sequence.name | String | Nome da sequência |
sequence.completedAt | DateTime | Quando a sequência foi concluída |
sequence.completedBy | Object | Usuário que a completou |
Dados do Formulário
| Variável | Tipo | Descrição |
|---|---|---|
sequence.forms | Array | Todos os formulários na sequência |
sequence.forms[].id | String | ID do formulário |
sequence.forms[].name | String | Nome do formulário |
sequence.forms[].responses | Object | Respostas do formulário |
sequence.forms[].completedAt | DateTime | Quando o formulário foi concluído |
sequence.forms[].completedBy | Object | Quem completou este formulário |
Formulário Atual (Quando "Após Cada Formulário" está habilitado)
| Variável | Tipo | Descrição |
|---|---|---|
currentForm.id | String | ID do formulário atual |
currentForm.name | String | Nome do formulário atual |
currentForm.responses | Object | Respostas do formulário atual |
currentForm.index | Number | Posição na sequência (base 0) |
currentForm.isLast | Boolean | Se este é o formulário final |
Exemplos de Fluxos de Trabalho
Exemplo 1: Conclusão de Integração de Funcionário
Gatilho: Sequência SmartForm (Após a sequência)
Gatilho da Sequência SmartForm
↓
Gerar PDF
→ Modelo: "Resumo da Integração"
→ Dados: sequence.forms
↓
Enviar Email (para RH)
→ Assunto: "Integração do novo funcionário concluída"
→ Anexo: PDF gerado
↓
Enviar Email (para Funcionário)
→ Assunto: "Bem-vindo! Sua integração está completa"
↓
Chamada API (Sistema de RH)
→ Criar registro de funcionário com todos os dados
Exemplo 2: Acompanhamento de Progresso em Tempo Real
Gatilho: Sequência SmartForm (Após cada formulário)
Gatilho da Sequência SmartForm
↓
Se Condição: currentForm.isLast
├── Sim:
│ └── Enviar Email: "Todos os formulários completos!"
└── Não:
└── Enviar Email: "Formulário {{currentForm.index + 1}} recebido"
↓
Chamada API
→ Atualizar CRM com os dados do último formulário
Exemplo 3: Processo de Aplicação Orientado por IA
Gatilho: Sequência SmartForm (Após a sequência, Habilitar como Ferramenta de IA: ATIVADO)
Gatilho da Sequência SmartForm
↓
Solicitação de IA
→ Analisar todas as respostas
→ Avaliar a aplicação
→ Gerar recomendação
↓
Se Condição: score > 70
├── Sim:
│ ├── Criar Problema no JIRA: "Rever aplicação"
│ └── Enviar Email: "Sua aplicação está em revisão"
└── Não:
└── Enviar Email: "Obrigado pelo seu interesse..."
Comparação: SmartForm vs SmartForm Sequence Trigger
| Recurso | SmartForm Trigger | SmartForm Sequence Trigger |
|---|---|---|
| Aciona em | Conclusão de um único formulário | Conclusão de sequência |
| Dados disponíveis | Respostas de um formulário | Respostas de todos os formulários |
| Opções de execução | Apenas após o formulário | Após cada formulário / após a sequência / ambos |
| Habilitar como Ferramenta de IA | ✅ Sim | ✅ Sim |
| Melhor para | Formulários simples | Processos de múltiplas etapas |
Melhores Práticas
1. Use Ambas as Opções de Execução de Forma Estratégica
- Após cada formulário: Confirmações rápidas, sincronização em tempo real
- Após a sequência: Processamento intenso, ações finais
2. Aproveite a Ferramenta de IA para Melhorar a Experiência do Usuário
Habilite "Ferramenta de IA" para sequências que se beneficiam da conclusão conversacional:
- Aplicações
- Avaliações
- Integração
- Pesquisas
3. Lide com Conclusões Parciais
Use "Após cada formulário" para salvar o progresso, para que os usuários não percam dados se abandonarem no meio da sequência.
4. Teste o Fluxo Completo
Teste sequências minuciosamente:
- Conclusão direta
- Formulários delegados
- Conclusão de chatbot de IA
- Todos os gatilhos do SmartFlow