SmartForm Sekvensutlösare
Kör ett arbetsflöde när en SmartForm Sekvens är slutförd. Denna utlösare gör det möjligt att automatisera åtgärder efter att användare har avslutat en serie formulär.
När man ska använda
- Bearbeta flertrins formulärinlämningar
- Generera rapporter från flera formulär
- Utlösa godkännandearbetsflöden efter att all data har samlats in
- Skicka meddelanden om slutförande
- Uppdatera externa system med konsoliderad data
Konfiguration
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Sekvens | Vilken sekvens som utlöser detta flöde |
| Kör efter | När utlösaren aktiveras (varje formulär / sekvensslutförande / båda) |
| Aktivera som AI-verktyg | Gör denna sekvens tillgänglig i AI-chatboten |
Exekveringsalternativ
Efter varje formulär
Arbetsflödet körs varje gång ett formulär inom sekvensen är slutfört.
Användningsfall:
- Synkronisering av data i realtid
- Meddelanden om framsteg
- Intermediära valideringar
- Uppdatera poster i takt med att data kommer in
Efter sekvensens slutförande
Arbetsflödet körs endast när alla formulär i sekvensen är slutförda.
Användningsfall:
- Generering av slutrapport
- Initiering av godkännandearbetsflöde
- Certifikat för slutförande
- Sammanfattningsmeddelanden
Båda
Aktivera båda alternativen för att köra arbetsflöden vid varje steg OCH i slutet.
Användningsfall:
- Synkronisering i realtid + slutlig sammanfattning
- Framstegsövervakning + meddelande om slutförande
- Inkrementell bearbetning + konsoliderad rapport
🤖 Aktivera som AI-verktyg
När det är aktiverat blir sekvensen tillgänglig för din AI-chatbot som ett standardverktyg.
Vad detta innebär
- Användare kan starta sekvensen direkt i chatten
- AI vägleder användare genom varje formulär på ett konverserande sätt
- Ingen anledning att öppna separata formulär eller länkar
- Sömlös upplevelse på alla kanaler (webb, WhatsApp, Messenger, etc.)
Hur det fungerar
- Användaren frågar om något relaterat till sekvensen (t.ex. "Jag vill ansöka")
- AI känner igen avsikten och erbjuder att starta sekvensen
- AI ställer frågor från varje formulär i sekvensen
- Svar samlas in och sparas
- SmartFlow utlöses baserat på din konfiguration
Exempel
Användare: Jag skulle vilja börja certifieringsprocessen
AI: Jag hjälper dig med det! Certifieringen kräver att du fyller i
3 formulär. Låt oss börja med din professionella information.
Vad är din nuvarande jobbtitel?
Användare: Senior Developer
AI: Utmärkt! Hur många års erfarenhet har du?
...
[Efter att alla formulär är slutförda]
AI: Du har slutfört alla certifieringsformulär. Din ansökan
har skickats in och du kommer att få ett bekräftelsemail inom kort.
Tillgängliga Variabler
När triggern aktiveras är dessa variabler tillgängliga i ditt arbetsflöde:
Sekvensinformation
| Variabel | Typ | Beskrivning |
|---|---|---|
sequence.id | Sträng | Unik identifierare |
sequence.name | Sträng | Sekvensnamn |
sequence.completedAt | DatumTid | När sekvensen slutfördes |
sequence.completedBy | Objekt | Användare som slutförde den |
Formulärdata
| Variabel | Typ | Beskrivning |
|---|---|---|
sequence.forms | Array | Alla formulär i sekvensen |
sequence.forms[].id | Sträng | Formulär-ID |
sequence.forms[].name | Sträng | Formulärnamn |
sequence.forms[].responses | Objekt | Formulärsvar |
sequence.forms[].completedAt | DatumTid | När formuläret slutfördes |
sequence.forms[].completedBy | Objekt | Vem som slutförde detta formulär |
Nuvarande formulär (När "Efter varje formulär" är aktiverat)
| Variabel | Typ | Beskrivning |
|---|---|---|
currentForm.id | Sträng | Nuvarande formulär-ID |
currentForm.name | Sträng | Nuvarande formulärnamn |
currentForm.responses | Objekt | Nuvarande formulärsvar |
currentForm.index | Nummer | Position i sekvensen (0-baserad) |
currentForm.isLast | Boolean | Om detta är det sista formuläret |
Exempel på Arbetsflöden
Exempel 1: Slutförande av Anställningsprocess
Trigger: SmartForm Sekvens (Efter sekvens)
SmartForm Sekvens Trigger
↓
Generera PDF
→ Mall: "Sammanfattning av anställning"
→ Data: sequence.forms
↓
Skicka E-post (till HR)
→ Ämne: "Ny anställd anställning slutförd"
→ Bilaga: Genererad PDF
↓
Skicka E-post (till Anställd)
→ Ämne: "Välkommen! Din anställning är slutförd"
↓
API-anrop (HR-system)
→ Skapa anställd post med all data
Exempel 2: Realtidsövervakning av Framsteg
Trigger: SmartForm Sekvens (Efter varje formulär)
SmartForm Sekvens Trigger
↓
Om Villkor: currentForm.isLast
├── Ja:
│ └── Skicka E-post: "Alla formulär slutförda!"
└── Nej:
└── Skicka E-post: "Formulär {{currentForm.index + 1}} mottaget"
↓
API-anrop
→ Uppdatera CRM med senaste formulärdata
Exempel 3: AI-Drivet Ansökningsprocess
Trigger: SmartForm Sekvens (Efter sekvens, Aktivera som AI-verktyg: PÅ)
SmartForm Sekvens Trigger
↓
AI-förfrågan
→ Analysera alla svar
→ Bedöm ansökan
→ Generera rekommendation
↓
Om Villkor: score > 70
├── Ja:
│ ├── Skapa JIRA-ärende: "Granska ansökan"
│ └── Skicka E-post: "Din ansökan är under granskning"
└── Nej:
└── Skicka E-post: "Tack för ditt intresse..."
Jämförelse: SmartForm vs SmartForm Sekvensutlösare
| Funktion | SmartForm Utlösare | SmartForm Sekvensutlösare |
|---|---|---|
| Utlöses av | Slutförande av enskild formulär | Slutförande av sekvens |
| Data tillgänglig | Svar från ett formulär | Svar från alla formulär |
| Exekveringsalternativ | Efter formulär endast | Efter varje formulär / efter sekvens / båda |
| Aktivera som AI-verktyg | ✅ Ja | ✅ Ja |
| Bäst för | Enkla formulär | Flerstegsprocesser |
Bästa Praxis
1. Använd Båda Exekveringsalternativen Strategiskt
- Efter varje formulär: Snabba bekräftelser, realtids-synkronisering
- Efter sekvens: Tunga bearbetningar, slutgiltiga åtgärder
2. Utnyttja AI-verktyget för Bättre Användarupplevelse
Aktivera "AI-verktyg" för sekvenser som drar nytta av konversativt slutförande:
- Ansökningar
- Bedömningar
- Introduktion
- Enkäter
3. Hantera Delvisa Slutföranden
Använd "Efter varje formulär" för att spara framsteg, så att användare inte förlorar data om de avbryter mitt i sekvensen.
4. Testa Hela Flödet
Testa sekvenser noggrant:
- Direkt slutförande
- Delegaterade formulär
- AI chatbot slutförande
- Alla SmartFlow utlösare