SmartForm Sekvensutlösare
Kör ett arbetsflöde när en SmartForm Sekvens är slutförd. Denna utlösare gör det möjligt att automatisera åtgärder efter att användare har avslutat en serie formulär.
När man ska använda
- Bearbeta flertrins formulärinlämningar
- Generera rapporter från flera formulär
- Utlösa godkännandearbetsflöden efter att all data har samlats in
- Skicka slutförandeaviseringar
- Uppdatera externa system med konsoliderad data
Konfiguration
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Sekvens | Vilken sekvens som utlöser detta flöde |
| Kör efter | När utlösaren aktiveras (varje formulär / sekvensslutförande / båda) |
| Aktivera som AI-verktyg | Gör denna sekvens tillgänglig i AI-chatboten |
Exekveringsalternativ
Efter varje formulär
Arbetsflödet körs varje gång ett formulär inom sekvensen är slutfört.
Användningsfall:
- Synkronisering av data i realtid
- Framstegsaviseringar
- Intermediära valideringar
- Uppdatera poster när data kommer in
Efter sekvensslutförande
Arbetsflödet körs endast när alla formulär i sekvensen är slutförda.
Användningsfall:
- Generering av slutrapport
- Initiering av godkännandearbetsflöde
- Slutförandecertifikat
- Sammanfattningsaviseringar
Båda
Aktivera båda alternativen för att köra arbetsflöden vid varje steg OCH i slutet.
Användningsfall:
- Synkronisering i realtid + slutlig sammanfattning
- Framstegsspårning + slutförandeavisering
- Inkrementell bearbetning + konsoliderad rapport
🤖 Aktivera som AI-verktyg
När det är aktiverat blir sekvensen tillgänglig för din AI-chatbot som ett standardverktyg.
Vad detta innebär
- Användare kan starta sekvensen direkt i chatten
- AI vägleder användare genom varje formulär på ett konverserande sätt
- Ingen anledning att öppna separata formulär eller länkar
- Sömlös upplevelse på alla kanaler (webb, WhatsApp, Messenger, etc.)
Hur det fungerar
- Användaren frågar om något relaterat till sekvensen (t.ex. "Jag vill ansöka")
- AI känner igen avsikten och erbjuder att starta sekvensen
- AI ställer frågor från varje formulär i sekvensen
- Svar samlas in och sparas
- SmartFlow utlöses baserat på din konfiguration
Exempel
Användare: Jag skulle vilja börja certifieringsprocessen
AI: Jag hjälper dig med det! Certifieringen kräver att du slutför
3 formulär. Låt oss börja med din professionella information.
Vad är din nuvarande jobbtitel?
Användare: Senior Developer
AI: Bra! Hur många års erfarenhet har du?
...
[Efter att alla formulär är slutförda]
AI: Du har slutfört alla certifieringsformulär. Din ansökan
har skickats och du kommer att få ett bekräftelsemail snart.
Tillgängliga variabler
När utlösaren aktiveras är dessa variabler tillgängliga i ditt arbetsflöde:
Sekvensinformation
| Variabel | Typ | Beskrivning |
|---|---|---|
sequence.id | Sträng | Unik identifierare |
sequence.name | Sträng | Sekvensnamn |
sequence.completedAt | DatumTid | När sekvensen slutfördes |
sequence.completedBy | Objekt | Användare som slutförde den |
Formulärdata
| Variabel | Typ | Beskrivning |
|---|---|---|
sequence.forms | Array | Alla formulär i sekvensen |
sequence.forms[].id | Sträng | Formulär-ID |
sequence.forms[].name | Sträng | Formulärnamn |
sequence.forms[].responses | Objekt | Formulärsvar |
sequence.forms[].completedAt | DatumTid | När formuläret slutfördes |
sequence.forms[].completedBy | Objekt | Vem som slutförde detta formulär |
Nuvarande formulär (När "Efter varje formulär" är aktiverat)
| Variabel | Typ | Beskrivning |
|---|---|---|
currentForm.id | Sträng | Nuvarande formulär-ID |
currentForm.name | Sträng | Nuvarande formulärnamn |
currentForm.responses | Objekt | Nuvarande formulärsvar |
currentForm.index | Nummer | Position i sekvensen (0-baserad) |
currentForm.isLast | Boolean | Om detta är det sista formuläret |
Exempelarbetsflöden
Exempel 1: Slutförande av anställningsprocess
Utlösare: SmartForm Sekvens (Efter sekvens)
SmartForm Sekvensutlösare
↓
Generera PDF
→ Mall: "Onboarding Sammanfattning"
→ Data: sequence.forms
↓
Skicka E-post (till HR)
→ Ämne: "Ny anställd onboarding slutförd"
→ Bilaga: Genererad PDF
↓
Skicka E-post (till Anställd)
→ Ämne: "Välkommen! Din onboarding är slutförd"
↓
API-anrop (HR-system)
→ Skapa anställdaposter med all data
Exempel 2: Framstegsspårning i realtid
Utlösare: SmartForm Sekvens (Efter varje formulär)
SmartForm Sekvensutlösare
↓
Om villkor: currentForm.isLast
├── Ja:
│ └── Skicka E-post: "Alla formulär slutförda!"
└── Nej:
└── Skicka E-post: "Formulär {{currentForm.index + 1}} mottaget"
↓
API-anrop
→ Uppdatera CRM med senaste formulärdata
Exempel 3: AI-drivet ansökningsprocess
Utlösare: SmartForm Sekvens (Efter sekvens, Aktivera som AI-verktyg: PÅ)
SmartForm Sekvensutlösare
↓
AI-begäran
→ Analysera alla svar
→ Bedöm ansökan
→ Generera rekommendation
↓
Om villkor: poäng > 70
├── Ja:
│ ├── Skapa JIRA-ärende: "Granska ansökan"
│ └── Skicka E-post: "Din ansökan är under granskning"
└── Nej:
└── Skicka E-post: "Tack för ditt intresse..."
Jämförelse: SmartForm vs SmartForm Sekvensutlösare
| Funktion | SmartForm Utlösare | SmartForm Sekvensutlösare |
|---|---|---|
| Utlöser vid | Slutförande av ett formulär | Slutförande av sekvens |
| Tillgänglig data | Ett formulärs svar | Alla formulärs svar |
| Exekveringsalternativ | Endast efter formulär | Efter varje formulär / efter sekvens / båda |
| Aktivera som AI-verktyg | ✅ Ja | ✅ Ja |
| Bäst för | Enkla formulär | Flertrinsprocesser |
Bästa praxis
1. Använd båda exekveringsalternativen strategiskt
- Efter varje formulär: Snabba bekräftelser, synkronisering i realtid
- Efter sekvens: Tunga bearbetningar, slutliga åtgärder
2. Utnyttja AI-verktyg för bättre användarupplevelse
Aktivera "AI-verktyg" för sekvenser som drar nytta av konverserande slutförande:
- Ansökningar
- Bedömningar
- Onboarding
- Undersökningar
3. Hantera delvis slutföranden
Använd "Efter varje formulär" för att spara framsteg, så användare inte förlorar data om de avbryter mitt i sekvensen.
4. Testa hela flödet
Testa sekvenser grundligt:
- Direkt slutförande
- Delegaterade formulär
- AI-chatbot slutförande
- Alla SmartFlow-utlösare