SmartForm Sekvensutlösare

Kör ett arbetsflöde när en SmartForm Sekvens är slutförd. Denna utlösare gör det möjligt att automatisera åtgärder efter att användare har avslutat en serie formulär.

---

När man ska använda

• Bearbeta flertrins formulärinlämningar
• Generera rapporter från flera formulär
• Utlösa godkännandearbetsflöden efter att all data har samlats in
• Skicka slutförandeaviseringar
• Uppdatera externa system med konsoliderad data

---

Konfiguration

Fält	Beskrivning
Sekvens	Vilken sekvens som utlöser detta flöde
Kör efter	När utlösaren aktiveras (varje formulär / sekvensslutförande / båda)
Aktivera som AI-verktyg	Gör denna sekvens tillgänglig i AI-chatboten

---

Exekveringsalternativ

Efter varje formulär

Arbetsflödet körs varje gång ett formulär inom sekvensen är slutfört.

Användningsfall:

• Synkronisering av data i realtid
• Framstegsaviseringar
• Intermediära valideringar
• Uppdatera poster när data kommer in

Efter sekvensslutförande

Arbetsflödet körs endast när alla formulär i sekvensen är slutförda.

Användningsfall:

• Generering av slutrapport
• Initiering av godkännandearbetsflöde
• Slutförandecertifikat
• Sammanfattningsaviseringar

Båda

Aktivera båda alternativen för att köra arbetsflöden vid varje steg OCH i slutet.

Användningsfall:

• Synkronisering i realtid + slutlig sammanfattning
• Framstegsspårning + slutförandeavisering
• Inkrementell bearbetning + konsoliderad rapport

---

🤖 Aktivera som AI-verktyg

När det är aktiverat blir sekvensen tillgänglig för din AI-chatbot som ett standardverktyg.

Vad detta innebär

• Användare kan starta sekvensen direkt i chatten
• AI vägleder användare genom varje formulär på ett konverserande sätt
• Ingen anledning att öppna separata formulär eller länkar
• Sömlös upplevelse på alla kanaler (webb, WhatsApp, Messenger, etc.)

Hur det fungerar

1. Användaren frågar om något relaterat till sekvensen (t.ex. "Jag vill ansöka")
2. AI känner igen avsikten och erbjuder att starta sekvensen
3. AI ställer frågor från varje formulär i sekvensen
4. Svar samlas in och sparas
5. SmartFlow utlöses baserat på din konfiguration

Exempel

Användare: Jag skulle vilja börja certifieringsprocessen

AI: Jag hjälper dig med det! Certifieringen kräver att du slutför 
    3 formulär. Låt oss börja med din professionella information.
    
    Vad är din nuvarande jobbtitel?

Användare: Senior Developer

AI: Bra! Hur många års erfarenhet har du?
    ...
    
[Efter att alla formulär är slutförda]

AI: Du har slutfört alla certifieringsformulär. Din ansökan 
    har skickats och du kommer att få ett bekräftelsemail snart.

---

Tillgängliga variabler

När utlösaren aktiveras är dessa variabler tillgängliga i ditt arbetsflöde:

Sekvensinformation

Variabel	Typ	Beskrivning
sequence.id	Sträng	Unik identifierare
sequence.name	Sträng	Sekvensnamn
sequence.completedAt	DatumTid	När sekvensen slutfördes
sequence.completedBy	Objekt	Användare som slutförde den

Formulärdata

Variabel	Typ	Beskrivning
sequence.forms	Array	Alla formulär i sekvensen
sequence.forms[].id	Sträng	Formulär-ID
sequence.forms[].name	Sträng	Formulärnamn
sequence.forms[].responses	Objekt	Formulärsvar
sequence.forms[].completedAt	DatumTid	När formuläret slutfördes
sequence.forms[].completedBy	Objekt	Vem som slutförde detta formulär

Nuvarande formulär (När "Efter varje formulär" är aktiverat)

Variabel	Typ	Beskrivning
currentForm.id	Sträng	Nuvarande formulär-ID
currentForm.name	Sträng	Nuvarande formulärnamn
currentForm.responses	Objekt	Nuvarande formulärsvar
currentForm.index	Nummer	Position i sekvensen (0-baserad)
currentForm.isLast	Boolean	Om detta är det sista formuläret

---

Exempelarbetsflöden

Exempel 1: Slutförande av anställningsprocess

Utlösare: SmartForm Sekvens (Efter sekvens)

SmartForm Sekvensutlösare
    ↓
Generera PDF
  → Mall: "Onboarding Sammanfattning"
  → Data: sequence.forms
    ↓
Skicka E-post (till HR)
  → Ämne: "Ny anställd onboarding slutförd"
  → Bilaga: Genererad PDF
    ↓
Skicka E-post (till Anställd)
  → Ämne: "Välkommen! Din onboarding är slutförd"
    ↓
API-anrop (HR-system)
  → Skapa anställdaposter med all data

Exempel 2: Framstegsspårning i realtid

Utlösare: SmartForm Sekvens (Efter varje formulär)

SmartForm Sekvensutlösare
    ↓
Om villkor: currentForm.isLast
├── Ja: 
│   └── Skicka E-post: "Alla formulär slutförda!"
└── Nej:
    └── Skicka E-post: "Formulär {{currentForm.index + 1}} mottaget"
    ↓
API-anrop
  → Uppdatera CRM med senaste formulärdata

Exempel 3: AI-drivet ansökningsprocess

Utlösare: SmartForm Sekvens (Efter sekvens, Aktivera som AI-verktyg: PÅ)

SmartForm Sekvensutlösare
    ↓
AI-begäran
  → Analysera alla svar
  → Bedöm ansökan
  → Generera rekommendation
    ↓
Om villkor: poäng > 70
├── Ja:
│   ├── Skapa JIRA-ärende: "Granska ansökan"
│   └── Skicka E-post: "Din ansökan är under granskning"
└── Nej:
    └── Skicka E-post: "Tack för ditt intresse..."

---

Jämförelse: SmartForm vs SmartForm Sekvensutlösare

Funktion	SmartForm Utlösare	SmartForm Sekvensutlösare
Utlöser vid	Slutförande av ett formulär	Slutförande av sekvens
Tillgänglig data	Ett formulärs svar	Alla formulärs svar
Exekveringsalternativ	Endast efter formulär	Efter varje formulär / efter sekvens / båda
Aktivera som AI-verktyg	✅ Ja	✅ Ja
Bäst för	Enkla formulär	Flertrinsprocesser

---

Bästa praxis

1. Använd båda exekveringsalternativen strategiskt

• Efter varje formulär: Snabba bekräftelser, synkronisering i realtid
• Efter sekvens: Tunga bearbetningar, slutliga åtgärder

2. Utnyttja AI-verktyg för bättre användarupplevelse

Aktivera "AI-verktyg" för sekvenser som drar nytta av konverserande slutförande:

• Ansökningar
• Bedömningar
• Onboarding
• Undersökningar

3. Hantera delvis slutföranden

Använd "Efter varje formulär" för att spara framsteg, så användare inte förlorar data om de avbryter mitt i sekvensen.

4. Testa hela flödet

Testa sekvenser grundligt:

• Direkt slutförande
• Delegaterade formulär
• AI-chatbot slutförande
• Alla SmartFlow-utlösare

---

Relaterad dokumentation

• SmartForm Sekvenser
• SmartForm Arbetsflödesutlösare
• SmartForm Introduktion
• Konversationsverktygsutlösare