SmartForm secības aktivizētājs
Izpildiet darba plūsmu, kad SmartForm secība ir pabeigta. Šis aktivizētājs ļauj automatizēt darbības pēc tam, kad lietotāji ir pabeiguši virkni veidlapu.
Kad lietot
- Apstrādāt vairāku posmu veidlapu iesniegumus
- Ģenerēt ziņojumus no vairākām veidlapām
- Aktivizēt apstiprināšanas darba plūsmas pēc visu datu savākšanas
- Sūtīt pabeigšanas paziņojumus
- Atjaunināt ārējās sistēmas ar konsolidētiem datiem
Konfigurācija
| Lauks | Apraksts |
|---|---|
| Secība | Kura secība aktivizē šo plūsmu |
| Izpildīt pēc | Kad aktivizētājs tiek aktivizēts (katra veidlapa / secības pabeigšana / abi) |
| Iespējot kā AI rīku | Padarīt šo secību pieejamu AI čatbotā |
Izpildes iespējas
Pēc katras veidlapas
Darba plūsma tiek izpildīta katru reizi, kad secībā tiek pabeigta veidlapa.
Lietojuma gadījumi:
- Reāllaika datu sinhronizācija
- Progresu paziņojumi
- Starpposma validācijas
- Ierakstu atjaunināšana, kad dati tiek saņemti
Pēc secības pabeigšanas
Darba plūsma tiek izpildīta tikai tad, kad visas veidlapas secībā ir pabeigtas.
Lietojuma gadījumi:
- Galīgā ziņojuma ģenerēšana
- Apstiprināšanas darba plūsmas uzsākšana
- Pabeigšanas sertifikāti
- Kopsavilkuma paziņojumi
Abi
Iespējot abas iespējas, lai izpildītu darba plūsmas katrā solī UN beigās.
Lietojuma gadījumi:
- Reāllaika sinhronizācija + galīgais kopsavilkums
- Progresu izsekošana + pabeigšanas paziņojums
- Pakāpeniska apstrāde + konsolidēts ziņojums
🤖 Iespējot kā AI rīku
Kad ir ieslēgts, secība kļūst pieejama jūsu AI čatbotam kā noklusējuma rīks.
Ko tas nozīmē
- Lietotāji var uzsākt secību tieši čatā
- AI vada lietotājus caur katru veidlapu sarunvalodā
- Nav nepieciešams atvērt atsevišķas veidlapas vai saites
- Bezšuvju pieredze jebkurā kanālā (web, WhatsApp, Messenger utt.)
Kā tas darbojas
- Lietotājs jautā par kaut ko, kas saistīts ar secību (piemēram, "Es gribu pieteikties")
- AI atpazīst nodomu un piedāvā uzsākt secību
- AI uzdod jautājumus no katras veidlapas secībā
- Atbildes tiek apkopotas un saglabātas
- SmartFlow tiek aktivizēts, pamatojoties uz jūsu konfigurāciju
Piemērs
Lietotājs: Es gribētu uzsākt sertifikācijas procesu
AI: Es jums palīdzēšu! Sertifikācijai ir nepieciešams pabeigt
3 veidlapas. Sāksim ar jūsu profesionālo informāciju.
Kāds ir jūsu pašreizējais amata nosaukums?
Lietotājs: Vecākais izstrādātājs
AI: Lieliski! Cik gadu pieredzes jums ir?
...
[Pēc visu veidlapu pabeigšanas]
AI: Jūs esat pabeidzis visas sertifikācijas veidlapas. Jūsu pieteikums
ir iesniegts, un jūs drīz saņemsiet apstiprinājuma e-pastu.
Pieejamās mainīgās
Kad tiek aktivizēts trigeris, šie mainīgie ir pieejami jūsu darba plūsmā:
Sekvences informācija
| Mainīgais | Tips | Apraksts |
|---|---|---|
sequence.id | String | Unikāls identifikators |
sequence.name | String | Sekvences nosaukums |
sequence.completedAt | DateTime | Kad sekvence tika pabeigta |
sequence.completedBy | Object | Lietotājs, kurš to pabeidza |
Formas dati
| Mainīgais | Tips | Apraksts |
|---|---|---|
sequence.forms | Array | Visas formas sekvencē |
sequence.forms[].id | String | Formas ID |
sequence.forms[].name | String | Formas nosaukums |
sequence.forms[].responses | Object | Formas atbildes |
sequence.forms[].completedAt | DateTime | Kad forma tika pabeigta |
sequence.forms[].completedBy | Object | Kurš pabeidza šo formu |
Pašreizējā forma (Kad ir iespējots "Pēc katras formas")
| Mainīgais | Tips | Apraksts |
|---|---|---|
currentForm.id | String | Pašreizējās formas ID |
currentForm.name | String | Pašreizējās formas nosaukums |
currentForm.responses | Object | Pašreizējās formas atbildes |
currentForm.index | Number | Pozīcija sekvencē (0 bāzē) |
currentForm.isLast | Boolean | Vai šī ir pēdējā forma |
Piemēru darba plūsmas
Piemērs 1: Darbinieka pieņemšanas pabeigšana
Trigeris: SmartForm sekvence (Pēc sekvences)
SmartForm Sequence Trigger
↓
Generate PDF
→ Template: "Onboarding Summary"
→ Data: sequence.forms
↓
Send Email (to HR)
→ Subject: "New employee onboarding complete"
→ Attachment: Generated PDF
↓
Send Email (to Employee)
→ Subject: "Welcome! Your onboarding is complete"
↓
API Call (HR System)
→ Create employee record with all data
Piemērs 2: Reāllaika progresu izsekošana
Trigeris: SmartForm sekvence (Pēc katras formas)
SmartForm Sequence Trigger
↓
If Condition: currentForm.isLast
├── Yes:
│ └── Send Email: "All forms complete!"
└── No:
└── Send Email: "Form {{currentForm.index + 1}} received"
↓
API Call
→ Update CRM with latest form data
Piemērs 3: AI vadīta pieteikšanās process
Trigeris: SmartForm sekvence (Pēc sekvences, Iespējot kā AI rīku: ON)
SmartForm Sequence Trigger
↓
AI Request
→ Analyze all responses
→ Score application
→ Generate recommendation
↓
If Condition: score > 70
├── Yes:
│ ├── Create JIRA Issue: "Review application"
│ └── Send Email: "Your application is under review"
└── No:
└── Send Email: "Thank you for your interest..."
Salīdzinājums: SmartForm pret SmartForm Secības Ieslēgšanu
| Iespēja | SmartForm Ieslēgšana | SmartForm Secības Ieslēgšana |
|---|---|---|
| Ieslēdzas uz | Viena veidlapas pabeigšana | Secības pabeigšana |
| Pieejamie dati | Vienas veidlapas atbildes | Visi veidlapu atbildes |
| Izpildes opcijas | Pēc veidlapas tikai | Pēc katras veidlapas / pēc secības / abi |
| Iespējot kā AI Rīku | ✅ Jā | ✅ Jā |
| Vislabāk piemērots | Vienkāršas veidlapas | Daudzsolīgu procesu |
Labākās Prakses
1. Izmantojiet abas izpildes opcijas stratēģiski
- Pēc katras veidlapas: Ātras apstiprināšanas, reāllaika sinhronizācija
- Pēc secības: Smagas apstrādes, galīgās darbības
2. Izmantojiet AI Rīku labākai UX
Iespējojiet "AI Rīku" secībām, kas gūst labumu no sarunveida pabeigšanas:
- Pieteikumi
- Novērtējumi
- Iepazīšanās
- Aptaujas
3. Apstrādājiet daļējas pabeigšanas
Izmantojiet "Pēc katras veidlapas", lai saglabātu progresu, lai lietotāji nezaudētu datus, ja viņi pamet secību vidū.
4. Pārbaudiet pilnu plūsmu
Rūpīgi pārbaudiet secības:
- Tieša pabeigšana
- Deleģētas veidlapas
- AI čata pabeigšana
- Visi SmartFlow ieslēgšanas punkti