SmartForm Sequences
¿Qué son las Secuencias?
Las Secuencias de SmartForm te permiten crear una serie de formularios que los usuarios completan en un orden definido. En lugar de un solo formulario, puedes guiar a los usuarios a través de un proceso de varios pasos donde cada formulario recopila información específica.
¿Por qué usar Secuencias?
| Caso de Uso | Beneficio |
|---|---|
| Onboarding complejo | Divide procesos largos en pasos digeribles |
| Evaluaciones en múltiples etapas | Recopila información de manera progresiva |
| Flujos de trabajo de cumplimiento | Asegúrate de que se completen todos los documentos requeridos |
| Colaboración en equipo | Delegar formularios a diferentes personas |
Características Clave
📋 Define tu Serie de Formularios
Crea una secuencia seleccionando qué formularios incluir y su orden:
- Añadir formularios a tu secuencia desde formularios SmartForms existentes
- Establecer el orden - los usuarios avanzan a través de los formularios secuencialmente
- Configurar reglas de finalización - todos los formularios requeridos o específicos
🔄 Opciones de Finalización Flexibles
Los formularios en una secuencia se pueden completar de diferentes maneras:
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Directo | El usuario completa el formulario por sí mismo |
| Compartido | Comparte un enlace embebido con cualquier persona para completar |
| Delegado | Asigna el formulario a una persona específica con un enlace embebido único |
🔗 Enlaces Embebidos
Cada formulario o secuencia genera un enlace embebido que se puede compartir:
- Comparte el enlace por correo electrónico, chat o cualquier plataforma de mensajería
- Embeber en sitios web usando un iframe
- Soporte de inicio de sesión — si el formulario requiere autenticación, se solicita a los usuarios que inicien sesión
- Rastrear finalización — saber quién completó qué y cuándo
Cuando delegas un formulario en una secuencia:
- Se genera un enlace embebido para ese formulario específico
- Comparte el enlace con la persona asignada
- Ellos pueden iniciar sesión (si es necesario) y completar su parte
- El progreso se rastrea en la secuencia
⚡ Opciones de Ejecución de SmartFlow
Controla cuándo se ejecuta tu automatización:
| Opción | Cuándo se Ejecuta |
|---|---|
| Después de cada formulario | SmartFlow se ejecuta inmediatamente cuando se completa cada formulario |
| Después de la secuencia | SmartFlow se ejecuta solo cuando todos los formularios en la secuencia están completos |
| Ambos | Habilita ambas opciones para máxima flexibilidad |
Esto te brinda un control detallado:
- Después de cada formulario: Envía confirmaciones inmediatas, actualiza registros en tiempo real
- Después de la secuencia: Genera informes finales, activa flujos de trabajo de aprobación, envía notificaciones de resumen
🤖 Habilitar como Herramienta AI
Las secuencias pueden ser expuestas a tu chatbot AI, permitiendo a los usuarios completar cuestionarios enteros de manera conversacional.
Cómo Funciona
- Habilita el interruptor "Habilitar como Herramienta AI" en tu secuencia
- La secuencia se vuelve disponible para la AI como una herramienta predeterminada
- Los usuarios pueden iniciar la secuencia directamente en el chatbot
- La AI los guía a través de cada formulario de manera conversacional
Beneficios
- Experiencia natural: Los usuarios completan formularios a través de la conversación, no haciendo clic
- Consciente del contexto: La AI puede explicar preguntas y ayudar a los usuarios a entender lo que se necesita
- Integración fluida: No es necesario cambiar entre chat y formularios
- Compatible con móviles: Funciona perfectamente en cualquier dispositivo a través del chat
Ejemplo de Conversación
Usuario: Me gustaría postularme para el programa de asociación
AI: Te ayudaré con la solicitud de asociación.
Comencemos con información básica.
¿Cuál es el nombre de tu empresa?
Usuario: TechCorp Solutions
AI: ¡Genial! ¿Y cuál es tu rango de ingresos anuales?
- Menos de $1M
- $1M - $10M
- $10M - $50M
- Más de $50M
Usuario: $1M - $10M
AI: Perfecto. Ahora necesito algunos detalles más sobre tu negocio...
[Continúa a través de la secuencia]
Creando una Secuencia
Paso 1: Crear la Secuencia
- Ve a SmartForms en tu panel
- Haz clic en Crear Secuencia
- Dale un nombre y una descripción a tu secuencia
Paso 2: Agregar Formularios
- Haz clic en Agregar Formulario para incluir formularios SmartForms existentes
- Arrastra para reordenar formularios en la secuencia
- Configura el tipo de finalización de cada formulario (directo, compartido, delegado)
Paso 3: Configurar la Ejecución de SmartFlow
Elige cuándo deben ejecutarse los flujos de trabajo:
- ☐ Ejecutar SmartFlow después de cada formulario
- ☐ Ejecutar SmartFlow después de la finalización de la secuencia
Puedes habilitar una o ambas opciones.
Paso 4: Habilitar Herramienta AI (Opcional)
Activa Habilitar como Herramienta AI para hacer la secuencia disponible en tu chatbot.
Paso 5: Guardar y Probar
- Guarda tu secuencia
- Prueba iniciándola tú mismo o a través del chatbot
- Verifica que los disparadores de SmartFlow se activen en los momentos correctos
Integración de SmartFlow
Disparador: Secuencia SmartForm
Utiliza el disparador Secuencia SmartForm en SmartFlow para automatizar acciones cuando se completan las secuencias.
| Variable | Descripción |
|---|---|
sequence.id | Identificador único de la secuencia |
sequence.name | Nombre de la secuencia |
sequence.forms | Array de todas las respuestas de formularios |
sequence.completedBy | Usuario que completó la secuencia |
sequence.completedAt | Marca de tiempo de finalización |
Ejemplo de Flujo de Trabajo
Disparador de Secuencia SmartForm (Después de la secuencia)
↓
Solicitud AI
→ Analizar todas las respuestas de formularios
→ Generar informe resumen
↓
Generar PDF
→ Crear certificado de finalización
↓
Enviar Correo Electrónico
→ Enviar certificado al usuario
↓
Llamada API
→ Actualizar CRM con todos los datos recopilados
Casos de Uso
📚 Incorporación de Empleados
Secuencia:
- Formulario de Información Personal
- Formulario de Contactos de Emergencia
- Formulario de Documentos Fiscales
- Formulario de Solicitud de Equipos de TI
- Formulario de Reconocimiento de Políticas
Configuración de SmartFlow:
- Después de cada formulario: Actualizar el sistema de RRHH en tiempo real
- Después de la secuencia: Enviar correo electrónico de bienvenida con todas las confirmaciones
🤝 Solicitud de Socios
Secuencia:
- Información de la Empresa
- Detalles del Modelo de Negocio
- Requisitos Técnicos
- Carga de Documentos Legales
Configuración de SmartFlow:
- Después de la secuencia: Crear oportunidad en Salesforce + notificar al equipo de asociaciones
📋 Evaluación del Cliente
Secuencia:
- Análisis de la Situación Actual
- Metas y Objetivos
- Presupuesto y Cronograma
- Requisitos Técnicos
Configuración de SmartFlow:
- Después de cada formulario: Guardar progreso en la base de datos
- Después de la secuencia: Generar propuesta + programar reunión
Mejores Prácticas
1. Mantener los Formularios Individuales Cortos
Divida procesos complejos en formularios de 5-10 preguntas en lugar de un formulario masivo. Los usuarios sienten progreso y son menos propensos a abandonar.
2. Usar la Delegación de Manera Inteligente
Para formularios que requieren la entrada de múltiples personas:
- Delegar formularios técnicos al equipo de TI
- Compartir formularios de aprobación con gerentes
- Mantener formularios personales directos
3. Configurar SmartFlow de Manera Reflexiva
-
Usar después de cada formulario para:
- Sincronización de datos en tiempo real
- Notificaciones de progreso
- Validaciones intermedias
-
Usar después de la secuencia para:
- Informes finales
- Flujos de trabajo de aprobación
- Notificaciones de finalización
4. Probar la Experiencia de IA
Si se habilita como Herramienta de IA:
- Probar el flujo completo de conversación
- Asegurarse de que las explicaciones de la IA sean útiles
- Verificar que todos los formularios se completen correctamente