SmartForm Sekvence

Što su Sekvence?

SmartForm Sekvence omogućuju vam stvaranje niza obrazaca koje korisnici ispunjavaju u definiranim redoslijedu. Umjesto jednog obrasca, možete voditi korisnike kroz višestepeni proces gdje svaki obrazac prikuplja specifične informacije.

---

Zašto koristiti Sekvence?

Upotreba	Korist
Složeno uvođenje	Razdvojite dugačke procese na probavljive korake
Višestepene procjene	Prikupljajte informacije postupno
Radni tokovi usklađenosti	Osigurajte da su svi potrebni dokumenti ispunjeni
Suradnja tima	Delegirajte obrasce različitim osobama

---

Ključne Značajke

📋 Definirajte svoj niz obrazaca

Stvorite sekvencu odabirom koji obrasci će biti uključeni i njihovog redoslijeda:

1. Dodajte obrasce u svoju sekvencu iz postojećih SmartForm obrazaca
2. Postavite redoslijed - korisnici napreduju kroz obrasce sekvencijalno
3. Konfigurirajte pravila dovršetka - svi obrasci su obavezni ili specifični

🔄 Fleksibilne opcije dovršetka

Obrasci u sekvenci mogu se ispunjavati na različite načine:

Opcija	Opis
Izravno	Korisnik sam ispunjava obrazac
Dijeljeno	Podijelite poveznicu za umetanje s bilo kim za ispunjavanje
Delegirano	Dodijelite obrazac određenoj osobi s jedinstvenom poveznicom za umetanje

🔗 Poveznice za umetanje

Svaki obrazac ili sekvenca generira poveznicu za umetanje koja se može dijeliti:

• Podijelite poveznicu putem e-pošte, chata ili bilo koje platforme za razmjenu poruka
• Umetnite na web stranice koristeći iframe
• Podrška za prijavu — ako obrazac zahtijeva autentifikaciju, korisnici će biti upitani da se prijave
• Praćenje dovršetka — znajte tko je što ispunio i kada

Kada delegirate obrazac u sekvenci:

1. Generira se poveznica za umetanje za taj specifični obrazac
2. Podijelite poveznicu s dodijeljenom osobom
3. Oni se mogu prijaviti (ako je potrebno) i ispuniti svoj dio
4. Napredak se prati u sekvenci

⚡ Opcije izvršavanja SmartFlow-a

Kontrolirajte kada se vaša automatizacija pokreće:

Opcija	Kada se pokreće
Nakon svakog obrasca	SmartFlow se izvršava odmah kada je svaki obrazac dovršen
Nakon sekvence	SmartFlow se izvršava samo kada su svi obrasci u sekvenci dovršeni
Oboje	Omogućite obje opcije za maksimalnu fleksibilnost

To vam daje preciznu kontrolu:

• Nakon svakog obrasca: Pošaljite trenutne potvrde, ažurirajte zapise u stvarnom vremenu
• Nakon sekvence: Generirajte konačne izvještaje, pokrenite radne tokove odobrenja, pošaljite sažetak obavijesti

---

🤖 Omogućite kao AI alat

Sekvencije se mogu izložiti vašem AI chatbotu, omogućujući korisnicima da dovrše cijele upitnike kroz razgovor.

Kako to funkcionira

1. Omogućite prekidač "Omogući kao AI alat" na vašoj sekvenciji
2. Sekvencija postaje dostupna AI kao zadani alat
3. Korisnici mogu započeti sekvenciju izravno u chatbotu
4. AI ih vodi kroz svaki obrazac razgovorno

Prednosti

• Prirodno iskustvo: Korisnici ispunjavaju obrasce kroz razgovor, a ne klikajući
• Svijestan konteksta: AI može objasniti pitanja i pomoći korisnicima da razumiju što je potrebno
• Besprijekorna integracija: Nema potrebe za prebacivanjem između chata i obrazaca
• Prilagođeno mobilnim uređajima: Savršeno radi na bilo kojem uređaju kroz chat

Primjer razgovora

Korisnik: Želim se prijaviti za program partnerstva

AI: Pomoći ću vam s prijavom za partnerstvo. 
    Dopustite mi da započnem s nekim osnovnim informacijama.
    
    Kako se zove vaša tvrtka?

Korisnik: TechCorp Solutions

AI: Odlično! A koja je vaša godišnja prihodovna kategorija?
    - Ispod 1M $
    - 1M $ - 10M $
    - 10M $ - 50M $
    - Preko 50M $

Korisnik: 1M $ - 10M $

AI: Savršeno. Sada trebam još nekoliko detalja o vašem poslovanju...
    [Nastavlja kroz sekvenciju]

---

Kreiranje sekvencije

Korak 1: Kreirajte sekvenciju

1. Idite na SmartForms u vašoj nadzornoj ploči
2. Kliknite Kreiraj sekvenciju
3. Dajte svojoj sekvenciji naziv i opis

Korak 2: Dodajte obrasce

1. Kliknite Dodaj obrazac da uključite postojeće SmartForms
2. Povucite za promjenu redoslijeda obrazaca u sekvenciji
3. Konfigurirajte vrstu dovršetka svakog obrasca (izravno, zajedničko, delegirano)

Korak 3: Konfigurirajte izvršenje SmartFlow-a

Odaberite kada bi radni tokovi trebali raditi:

• ☐ Izvrši SmartFlow nakon svakog obrasca
• ☐ Izvrši SmartFlow nakon dovršetka sekvencije

Možete omogućiti jednu ili obje opcije.

Korak 4: Omogućite AI alat (neobavezno)

Prebacite Omogući kao AI alat da biste učinili sekvenciju dostupnom u vašem chatbotu.

Korak 5: Spremite i testirajte

1. Spremite svoju sekvenciju
2. Testirajte započinjanjem sami ili putem chatbota
3. Provjerite aktivacije SmartFlow-a u pravim trenucima

---

SmartFlow integracija

Okidač: SmartForm sekvencija

Koristite okidač SmartForm sekvencija u SmartFlow-u za automatizaciju radnji kada se sekvencije dovrše.

Varijabla	Opis
sequence.id	Jedinstveni identifikator sekvencije
sequence.name	Naziv sekvencije
sequence.forms	Niz svih odgovora na obrasce
sequence.completedBy	Korisnik koji je dovršio sekvenciju
sequence.completedAt	Vrijeme dovršetka

Primjer radnog toka

SmartForm Sekvencija Okidač (Nakon sekvencije)
    ↓
AI Zahtjev
  → Analizirajte sve odgovore na obrasce
  → Generirajte sažetak izvještaja
    ↓
Generirajte PDF
  → Kreirajte certifikat o dovršetku
    ↓
Pošaljite e-poštu
  → Pošaljite certifikat korisniku
    ↓
API Poziv
  → Ažurirajte CRM sa svim prikupljenim podacima

Use Cases

📚 Employee Onboarding

Sequence:

1. Obrazac osobnih podataka
2. Obrazac za hitne kontakte
3. Obrazac za porezne dokumente
4. Obrazac za zahtjev za IT opremu
5. Obrazac za potvrdu politike

SmartFlow Configuration:

• Nakon svakog obrasca: Ažuriraj HR sustav u stvarnom vremenu
• Nakon sekvence: Pošalji dobrodošlicu e-poštom sa svim potvrdama

🤝 Partner Application

Sequence:

1. Informacije o tvrtki
2. Detalji poslovnog modela
3. Tehnički zahtjevi
4. Učitavanje pravnih dokumenata

SmartFlow Configuration:

• Nakon sekvence: Kreiraj Salesforce priliku + obavijesti tim za partnerstva

📋 Customer Assessment

Sequence:

1. Analiza trenutne situacije
2. Ciljevi i svrhe
3. Proračun i vremenski okvir
4. Tehnički zahtjevi

SmartFlow Configuration:

• Nakon svakog obrasca: Spremi napredak u bazu podataka
• Nakon sekvence: Generiraj prijedlog + zakazivanje sastanka

---

Best Practices

1. Keep Individual Forms Short

Razbijte složene procese u obrasce s 5-10 pitanja umjesto jednog velikog obrasca. Korisnici osjećaju napredak i manje je vjerojatno da će odustati.

2. Use Delegation Wisely

Za obrasce koji zahtijevaju unos od više osoba:

• Delegirajte tehničke obrasce IT timu
• Podijelite obrasce za odobrenje s menadžerima
• Držite osobne obrasce izravnima

3. Configure SmartFlow Thoughtfully

• Koristite nakon svakog obrasca za:

  • Sinhronizaciju podataka u stvarnom vremenu
  • Obavijesti o napretku
  • Intermedijarne validacije

• Koristite nakon sekvence za:

  • Konačne izvještaje
  • Radne tokove odobrenja
  • Obavijesti o dovršetku

4. Test the AI Experience

Ako omogućavate kao AI alat:

• Testirajte cijeli tijek razgovora
• Osigurajte da su AI objašnjenja korisna
• Provjerite da su svi obrasci ispravno dovršeni

---

Related Documentation

• SmartForm Introduction
• SmartForm Creation
• SmartForm Sequence Trigger
• SmartForm Workflow Trigger