Séquences SmartForm
Qu'est-ce que les Séquences ?
Les Séquences SmartForm vous permettent de créer une série de formulaires que les utilisateurs complètent dans un ordre défini. Au lieu d'un seul formulaire, vous pouvez guider les utilisateurs à travers un processus en plusieurs étapes où chaque formulaire collecte des informations spécifiques.
Pourquoi utiliser des Séquences ?
| Cas d'utilisation | Avantage |
|---|---|
| Intégration complexe | Divisez les longs processus en étapes digestes |
| Évaluations en plusieurs étapes | Collectez des informations progressivement |
| Flux de travail de conformité | Assurez-vous que tous les documents requis sont complétés |
| Collaboration d'équipe | Déléguez des formulaires à différentes personnes |
Fonctionnalités clés
📋 Définissez votre série de formulaires
Créez une séquence en sélectionnant les formulaires à inclure et leur ordre :
- Ajoutez des formulaires à votre séquence à partir des SmartForms existants
- Définissez l'ordre - les utilisateurs progressent à travers les formulaires de manière séquentielle
- Configurez les règles de complétion - tous les formulaires requis ou des formulaires spécifiques
🔄 Options de complétion flexibles
Les formulaires dans une séquence peuvent être complétés de différentes manières :
| Option | Description |
|---|---|
| Direct | L'utilisateur remplit le formulaire lui-même |
| Partagé | Partagez un lien d'intégration avec quiconque pour le compléter |
| Délégué | Assignez le formulaire à une personne spécifique avec un lien d'intégration unique |
🔗 Liens d'intégration
Chaque formulaire ou séquence génère un lien d'intégration qui peut être partagé :
- Partagez le lien par email, chat ou toute plateforme de messagerie
- Intégrez dans des sites web en utilisant un iframe
- Support de connexion — si le formulaire nécessite une authentification, les utilisateurs sont invités à se connecter
- Suivez la complétion — sachez qui a complété quoi et quand
Lorsque vous déléguez un formulaire dans une séquence :
- Un lien d'intégration est généré pour ce formulaire spécifique
- Partagez le lien avec la personne assignée
- Elle peut se connecter (si nécessaire) et compléter sa partie
- Les progrès sont suivis dans la séquence
⚡ Options d'exécution SmartFlow
Contrôlez quand votre automatisation s'exécute :
| Option | Quand cela s'exécute |
|---|---|
| Après chaque formulaire | SmartFlow s'exécute immédiatement lorsque chaque formulaire est complété |
| Après la séquence | SmartFlow s'exécute uniquement lorsque tous les formulaires de la séquence sont terminés |
| Les deux | Activez les deux options pour une flexibilité maximale |
Cela vous donne un contrôle précis :
- Après chaque formulaire : Envoyez des confirmations immédiates, mettez à jour les dossiers en temps réel
- Après la séquence : Générez des rapports finaux, déclenchez des flux de travail d'approbation, envoyez des notifications récapitulatives
🤖 Activer en tant qu'outil AI
Les séquences peuvent être exposées à votre chatbot AI, permettant aux utilisateurs de compléter des questionnaires entiers de manière conversationnelle.
Comment ça fonctionne
- Activez le bouton "Activer en tant qu'outil AI" sur votre séquence
- La séquence devient disponible pour l'AI en tant qu'outil par défaut
- Les utilisateurs peuvent démarrer la séquence directement dans le chatbot
- L'AI les guide à travers chaque formulaire de manière conversationnelle
Avantages
- Expérience naturelle : Les utilisateurs complètent des formulaires par le biais de la conversation, sans cliquer
- Contexte conscient : L'AI peut expliquer les questions et aider les utilisateurs à comprendre ce qui est nécessaire
- Intégration transparente : Pas besoin de passer d'un chat à des formulaires
- Compatible mobile : Fonctionne parfaitement sur n'importe quel appareil via le chat
Exemple de conversation
User: I'd like to apply for the partnership program
AI: I'll help you with the partnership application.
Let me start with some basic information.
What's your company name?
User: TechCorp Solutions
AI: Great! And what's your annual revenue range?
- Under $1M
- $1M - $10M
- $10M - $50M
- Over $50M
User: $1M - $10M
AI: Perfect. Now I need a few more details about your business...
[Continues through the sequence]
Création d'une séquence
Étape 1 : Créer la séquence
- Allez dans SmartForms dans votre tableau de bord
- Cliquez sur Créer une séquence
- Donnez un nom et une description à votre séquence
Étape 2 : Ajouter des formulaires
- Cliquez sur Ajouter un formulaire pour inclure des SmartForms existants
- Faites glisser pour réorganiser les formulaires dans la séquence
- Configurez le type de complétion de chaque formulaire (direct, partagé, délégué)
Étape 3 : Configurer l'exécution de SmartFlow
Choisissez quand les flux de travail doivent s'exécuter :
- ☐ Exécuter SmartFlow après chaque formulaire
- ☐ Exécuter SmartFlow après la complétion de la séquence
Vous pouvez activer une ou les deux options.
Étape 4 : Activer l'outil AI (optionnel)
Activez Activer en tant qu'outil AI pour rendre la séquence disponible dans votre chatbot.
Étape 5 : Enregistrer et tester
- Enregistrez votre séquence
- Testez en la démarrant vous-même ou via le chatbot
- Vérifiez que les déclencheurs SmartFlow se produisent aux bons moments
Intégration de SmartFlow
Déclencheur : Séquence SmartForm
Utilisez le déclencheur Séquence SmartForm dans SmartFlow pour automatiser des actions lorsque les séquences sont complétées.
| Variable | Description |
|---|---|
sequence.id | Identifiant unique de la séquence |
sequence.name | Nom de la séquence |
sequence.forms | Tableau de toutes les réponses aux formulaires |
sequence.completedBy | Utilisateur qui a complété la séquence |
sequence.completedAt | Horodatage de la complétion |
Exemple de flux de travail
SmartForm Sequence Trigger (After sequence)
↓
AI Request
→ Analyze all form responses
→ Generate summary report
↓
Generate PDF
→ Create completion certificate
↓
Send Email
→ Send certificate to user
↓
API Call
→ Update CRM with all collected data
Cas d'utilisation
📚 Intégration des employés
Séquence :
- Formulaire d'informations personnelles
- Formulaire de contacts d'urgence
- Formulaire de documents fiscaux
- Formulaire de demande d'équipement informatique
- Formulaire de reconnaissance de politique
Configuration de SmartFlow :
- Après chaque formulaire : Mettre à jour le système RH en temps réel
- Après la séquence : Envoyer un e-mail de bienvenue avec toutes les confirmations
🤝 Demande de partenariat
Séquence :
- Informations sur l'entreprise
- Détails du modèle commercial
- Exigences techniques
- Téléchargement de documents légaux
Configuration de SmartFlow :
- Après la séquence : Créer une opportunité Salesforce + notifier l'équipe des partenariats
📋 Évaluation client
Séquence :
- Analyse de la situation actuelle
- Objectifs et buts
- Budget et calendrier
- Exigences techniques
Configuration de SmartFlow :
- Après chaque formulaire : Enregistrer les progrès dans la base de données
- Après la séquence : Générer une proposition + planifier une réunion
Meilleures pratiques
1. Gardez les formulaires individuels courts
Divisez les processus complexes en formulaires de 5 à 10 questions plutôt qu'en un formulaire massif. Les utilisateurs ressentent le progrès et sont moins susceptibles d'abandonner.
2. Utilisez la délégation judicieusement
Pour les formulaires nécessitant des contributions de plusieurs personnes :
- Déléguez les formulaires techniques à l'équipe informatique
- Partagez les formulaires d'approbation avec les managers
- Gardez les formulaires personnels directs
3. Configurez SmartFlow de manière réfléchie
-
Utilisez après chaque formulaire pour :
- Synchronisation des données en temps réel
- Notifications de progrès
- Validations intermédiaires
-
Utilisez après la séquence pour :
- Rapports finaux
- Flux de travail d'approbation
- Notifications de complétion
4. Testez l'expérience AI
Si vous activez en tant qu'outil AI :
- Testez le flux de conversation complet
- Assurez-vous que les explications de l'AI sont utiles
- Vérifiez que tous les formulaires se complètent correctement