SmartForm Sequences
What are Sequences?
SmartForm Sequences επιτρέπουν τη δημιουργία μιας σειράς φορμών που οι χρήστες συμπληρώνουν με καθορισμένη σειρά. Αντί για μια μόνο φόρμα, μπορείτε να καθοδηγήσετε τους χρήστες μέσα από μια διαδικασία πολλαπλών βημάτων όπου κάθε φόρμα συλλέγει συγκεκριμένες πληροφορίες.
Why Use Sequences?
| Use Case | Benefit |
|---|---|
| Complex onboarding | Σπάστε τις μακρές διαδικασίες σε κατανοητά βήματα |
| Multi-stage assessments | Συλλέξτε πληροφορίες σταδιακά |
| Compliance workflows | Διασφαλίστε ότι όλα τα απαιτούμενα έγγραφα έχουν ολοκληρωθεί |
| Team collaboration | Αναθέστε φόρμες σε διαφορετικά άτομα |
Key Features
📋 Define Your Form Series
Δημιουργήστε μια σειρά επιλέγοντας ποιες φόρμες θα συμπεριληφθούν και τη σειρά τους:
- Προσθέστε φόρμες στη σειρά σας από υπάρχουσες SmartForms
- Ορίστε τη σειρά - οι χρήστες προχωρούν μέσα από τις φόρμες διαδοχικά
- Ρυθμίστε τους κανόνες ολοκλήρωσης - όλες οι φόρμες απαιτούνται ή συγκεκριμένες
🔄 Flexible Completion Options
Οι φόρμες σε μια σειρά μπορούν να ολοκληρωθούν με διαφορετικούς τρόπους:
| Option | Description |
|---|---|
| Direct | Ο χρήστης συμπληρώνει τη φόρμα μόνος του |
| Shared | Μοιραστείτε έναν σύνδεσμο ενσωμάτωσης με οποιονδήποτε για να ολοκληρώσει |
| Delegated | Αναθέστε τη φόρμα σε ένα συγκεκριμένο άτομο με έναν μοναδικό σύνδεσμο ενσωμάτωσης |
🔗 Embed Links
Κάθε φόρμα ή σειρά παράγει έναν σύνδεσμο ενσωμάτωσης που μπορεί να μοιραστεί:
- Μοιραστείτε τον σύνδεσμο μέσω email, chat ή οποιασδήποτε πλατφόρμας μηνυμάτων
- Ενσωματώστε σε ιστότοπους χρησιμοποιώντας ένα iframe
- Υποστήριξη σύνδεσης — αν η φόρμα απαιτεί αυθεντικοποίηση, οι χρήστες καλούνται να συνδεθούν
- Παρακολούθηση ολοκλήρωσης — γνωρίζετε ποιος ολοκλήρωσε τι και πότε
Όταν αναθέτετε μια φόρμα σε μια σειρά:
- Δημιουργείται ένας σύνδεσμος ενσωμάτωσης για αυτή τη συγκεκριμένη φόρμα
- Μοιραστείτε τον σύνδεσμο με το ανατεθέν άτομο
- Μπορούν να συνδεθούν (αν απαιτείται) και να ολοκληρώσουν το μέρος τους
- Η πρόοδος παρακολουθ είται στη σειρά
⚡ SmartFlow Execution Options
Ελέγξτε πότε εκτελείται η αυτοματοποίηση σας:
| Option | When It Runs |
|---|---|
| After each form | Το SmartFlow εκτελείται αμέσως μόλις ολοκληρωθεί κάθε φόρμα |
| After the sequence | Το SmartFlow εκτελείται μόνο όταν όλες οι φόρμες στη σειρά έχουν ολοκληρωθεί |
| Both | Ενεργοποιήστε και τις δύο επιλογές για μέγιστη ευελιξία |
Αυτό σας δίνει λεπτομερή έλεγχο:
- After each form: Στείλτε άμεσες επιβεβαιώσεις, ενημερώστε τα αρχεία σε πραγματικό χρόνο
- After sequence: Δημιουργήστε τελικές αναφορές, ενεργοποιήστε ροές έγκρισης, στείλτε ειδοποιήσεις συνοψίσεων
🤖 Ενεργοποίηση ως Εργαλείο AI
Οι ακολουθίες μπορούν να εκτεθούν στο AI chatbot σας, επιτρέποντας στους χρήστες να ολοκληρώνουν ολόκληρες ερωτηματολόγια μέσω συνομιλίας.
Πώς Λειτουργεί
- Ενεργοποιήστε το διακόπτη "Ενεργοποίηση ως Εργαλείο AI" στην ακολουθία σας
- Η ακολουθία γίνεται διαθέσιμη στο AI ως προεπιλεγμένο εργαλείο
- Οι χρήστες μπορούν να ξεκινήσουν την ακολουθία απευθείας στο chatbot
- Το AI τους καθοδηγεί μέσα από κάθε φόρμα συνομιλησιακά
Οφέλη
- Φυσική εμπειρία: Οι χρήστες ολοκληρώνουν τις φόρμες μέσω συνομιλίας, όχι κάνοντας κλικ
- Ευαισθησία στο πλαίσιο: Το AI μπορεί να εξηγήσει τις ερωτήσεις και να βοηθήσει τους χρήστες να κατανοήσουν τι απαιτείται
- Αδιάλειπτη ενσωμάτωση: Δεν χρειάζεται να αλλάζετε μεταξύ συνομιλίας και φορμών
- Φιλικό προς κινητά: Λειτουργεί τέλεια σε οποιαδήποτε συσκευή μέσω συνομιλίας
Παράδειγμα Συνομιλίας
User: Θα ήθελα να κάνω αίτηση για το πρόγραμμα συνεργασίας
AI: Θα σας βοηθήσω με την αίτηση συνεργασίας.
Ας ξεκινήσουμε με κάποιες βασικές πληροφορίες.
Ποιο είναι το όνομα της εταιρείας σας;
User: TechCorp Solutions
AI: Υπέροχα! Και ποιο είναι το εύρος ετήσιων εσόδων σας;
- Κάτω από $1M
- $1M - $10M
- $10M - $50M
- Πάνω από $50M
User: $1M - $10M
AI: Τέλεια. Τώρα χρειάζομαι μερικές ακόμη λεπτομέρειες για την επιχείρησή σας...
[Συνεχίζει μέσω της ακολουθίας]
Δημιουργία Ακολουθίας
Βήμα 1: Δημιουργία της Ακολουθίας
- Μεταβείτε στο SmartForms στον πίνακα ελέγχου σας
- Κάντε κλικ στο Δημιουργία Ακολουθίας
- Δώστε στην ακολουθία σας ένα όνομα και μια περιγραφή
Βήμα 2: Προσθήκη Φορμών
- Κάντε κλικ στο Προσθήκη Φόρμας για να συμπεριλάβετε υπάρχουσες SmartForms
- Σύρετε για να αλλάξετε τη σειρά των φορμών στην ακολουθία
- Ρυθμίστε τον τύπο ολοκλήρωσης κάθε φόρμας (άμεσος, κοινός, αντιπροσωπευτικός)
Βήμα 3: Ρύθμιση Εκτέλεσης SmartFlow
Επιλέξτε πότε θα πρέπει να εκτελούνται οι ροές εργασίας:
- ☐ Εκτέλεση SmartFlow μετά από κάθε φόρμα
- ☐ Εκτέλεση SmartFlow μετά την ολοκλήρωση της ακολουθίας
Μπορείτε να ενεργοποιήσετε μία ή και τις δύο επιλογές.
Βήμα 4: Ενεργοποίηση Εργαλείου AI (Προαιρετικό)
Ενεργοποιήστε το Ενεργοποίηση ως Εργαλείο AI για να κάνετε την ακολουθία διαθέσιμη στο chatbot σας.
Βήμα 5: Αποθήκευση και Δοκιμή
- Αποθηκεύστε την ακολουθία σας
- Δοκιμάστε την ξεκινώντας την εσείς ή μέσω του chatbot
- Επαληθεύστε ότι οι ενεργοποιήσεις SmartFlow συμβαδίζουν με τις σωστές στιγμές
Ενσωμάτωση SmartFlow
Ενεργοποίηση: Ακολουθία SmartForm
Χρησιμοποιήστε την ενεργοποίηση Ακολουθία SmartForm στο SmartFlow για να αυτοματοποιήσετε ενέργειες όταν ολοκληρώνονται οι ακολουθίες.
| Μεταβλητή | Περιγραφή |
|---|---|
sequence.id | Μοναδικός αναγνωριστικός αριθμός της ακολουθίας |
sequence.name | Όνομα της ακολουθίας |
sequence.forms | Πίνακας όλων των απαντήσεων φόρμας |
sequence.completedBy | Χρήστης που ολοκλήρωσε την ακολουθία |
sequence.completedAt | Χρονική σήμανση ολοκλήρωσης |
Παράδειγμα Ροής Εργασίας
SmartForm Sequence Trigger (Μετά την ακολουθία)
↓
AI Request
→ Ανάλυση όλων των απαντήσεων φόρμας
→ Δημιουργία συνοπτικής αναφοράς
↓
Δημιουργία PDF
→ Δημιουργία πιστοποιητικού ολοκλήρωσης
↓
Αποστολή Email
→ Αποστολή πιστοποιητικού στον χρήστη
↓
API Call
→ Ενημέρωση CRM με όλα τα συλλεγμένα δεδομένα
Χρήσεις
📚 Εισαγωγή Υπαλλήλων
Ακολουθία:
- Φόρμα Προσωπικών Πληροφοριών
- Φόρμα Επαγγελματικών Επαφών
- Φόρμα Φορολογικών Εγγράφων
- Φόρμα Αίτησης IT Εξοπλισμού
- Φόρμα Αναγνώρισης Πολιτικής
Διαμόρφωση SmartFlow:
- Μετά από κάθε φόρμα: Ενημέρωση συστήματος HR σε πραγματικό χρόνο
- Μετά την ακολουθία: Αποστολή email καλωσορί σματος με όλες τις επιβεβαιώσεις
🤝 Αίτηση Συνεργάτη
Ακολουθία:
- Πληροφορίες Εταιρείας
- Λεπτομέρειες Επιχειρηματικού Μοντέλου
- Τεχνικές Απαιτήσεις
- Φόρμα Υποβολής Νομικών Εγγράφων
Διαμόρφωση SmartFlow:
- Μετά την ακολουθία: Δημιουργία ευκαιρίας στο Salesforce + ειδοποίηση της ομάδας συνεργασιών
📋 Αξιολόγηση Πελάτη
Ακολουθία:
- Ανάλυση Τρέχουσας Κατάστασης
- Στόχοι και Σκοποί
- Προϋπολογισμός και Χρονοδιάγραμμα
- Τεχνικές Απαιτήσεις
Διαμόρφωση SmartFlow:
- Μετά από κάθε φόρμα: Αποθήκευση προόδου στη βάση δεδομένων
- Μετά την ακολουθία: Δημιουργία πρότασης + προ γραμματισμός συνάντησης
Καλές Πρακτικές
1. Κρατήστε τις Ατομικές Φόρμες Σύντομες
Σπάστε πολύπλοκες διαδικασίες σε φόρμες 5-10 ερωτήσεων αντί για μία μαζική φόρμα. Οι χρήστες αισθάνονται πρόοδο και είναι λιγότερο πιθανό να εγκαταλείψουν.
2. Χρησιμοποιήστε τη Δεδομένη Σοφία
Για φόρμες που απαιτούν εισροή από πολλούς ανθρώπους:
- Αναθέστε τις τεχνικές φόρμες στην ομάδα IT
- Μοιραστείτε τις φόρμες έγκρισης με τους διευθυντές
- Κρατήστε τις προσωπικές φόρμες άμεσες
3. Διαμορφώστε το SmartFlow Σκεπτικά
-
Χρησιμοποιήστε μετά από κάθε φόρμα για:
- Συγχρονισμό δεδομένων σε πραγματικό χρόνο
- Ειδοποιήσεις προόδου
- Ενδιάμεσες επικυρώσεις
-
Χρησιμοποιήστε μετά την ακολουθία για:
- Τελικές αναφορές
- Ροές εργασίας έγκρισης
- Ειδοποιήσεις ολοκλήρωσης
4. Δοκιμάστε την Εμπειρία AI
Εάν ενεργοποιείτε ως Εργαλείο AI:
- Δοκιμάστε τη συνολική ροή συνομιλίας
- Διασφαλίστε ότι οι εξηγήσεις AI είναι χρήσιμες
- Επαληθεύστε ότι όλες οι φόρμες ολοκληρώνονται σωστά