SmartForm Sekvenser
Hva er Sekvenser?
SmartForm Sekvenser lar deg opprette en serie med skjemaer som brukerne fyller ut i en definert rekkefølge. I stedet for et enkelt skjema kan du veilede brukerne gjennom en flertrinnsprosess der hvert skjema samler spesifikk informasjon.
Hvorfor Bruke Sekvenser?
| Bruksområde | Fordel |
|---|---|
| Kompleks onboarding | Del opp lange prosesser i håndterbare trinn |
| Flertrinnsvurderinger | Samle informasjon progressivt |
| Samsvarsarbeidsflyter | Sørge for at alle nødvendige dokumenter er fullført |
| Team samarbeid | Deleger skjemaer til forskjellige personer |
Nøkkelfunksjoner
📋 Definer Din Skjema Serie
Opprett en sekvens ved å velge hvilke skjemaer som skal inkluderes og deres rekkefølge:
- Legg til skjemaer til sekvensen din fra eksisterende SmartForms
- Sett rekkefølgen - brukerne går gjennom skjemaene sekvensielt
- Konfigurer fullføringsregler - alle skjemaer kreves eller spesifikke
🔄 Fleksible Fullføringsalternativer
Skjemaer i en sekvens kan fullføres på forskjellige måter:
| Alternativ | Beskrivelse |
|---|---|
| Direkte | Brukeren fyller ut skjemaet selv |
| Delt | Del en innebygd lenke med hvem som helst for å fullføre |
| Delegert | Tildel skjemaet til en spesifikk person med en unik innebygd lenke |
🔗 Innebygde Lenker
Hvert skjema eller sekvens genererer en innebygd lenke som kan deles:
- Del lenken via e-post, chat eller hvilken som helst meldingsplattform
- Innebygg i nettsteder ved å bruke en iframe
- Innloggingsstøtte — hvis skjemaet krever autentisering, blir brukerne bedt om å logge inn
- Spor fullføring — vit hvem som fullførte hva og når
Når du delegerer et skjema i en sekvens:
- En innebygd lenke genereres for det spesifikke skjemaet
- Del lenken med den tildelte personen
- De kan logge inn (hvis nødvendig) og fullføre sin del
- Fremdrift spores i sekvensen
⚡ SmartFlow Utførelsesalternativer
Kontroller når automatiseringen din kjører:
| Alternativ | Når Det Kjøres |
|---|---|
| Etter hvert skjema | SmartFlow utføres umiddelbart når hvert skjema er fullført |
| Etter sekvensen | SmartFlow utføres kun når alle skjemaene i sekvensen er ferdige |
| Begge | Aktiver begge alternativer for maksimal fleksibilitet |
Dette gir deg finjustert kontroll:
- Etter hvert skjema: Send umiddelbare bekreftelser, oppdater poster i sanntid
- Etter sekvensen: Generer endelige rapporter, utløse godkjenningsarbeidsflyter, send oppsummeringsvarsler
🤖 Aktiver som AI-verktøy
Sekvenser kan eksponeres til din AI-chatbot, slik at brukere kan fullføre hele spørreskjemaer i en samtale.
Slik fungerer det
- Aktiver bryteren "Aktiver som AI-verktøy" på sekvensen din
- Sekvensen blir tilgjengelig for AI som et standardverktøy
- Brukere kan starte sekvensen direkte i chatboten
- AI veileder dem gjennom hvert skjema i en samtale
Fordeler
- Naturlig opplevelse: Brukere fullfører skjemaer gjennom samtale, ikke klikk
- Kontekstsensitiv: AI kan forklare spørsmål og hjelpe brukere med å forstå hva som trengs
- Sømløs integrasjon: Ingen behov for å bytte mellom chat og skjemaer
- Mobilvennlig: Fungerer perfekt på enhver enhet gjennom chat
Eksempel på samtale
Bruker: Jeg ønsker å søke om partnerskapsprogrammet
AI: Jeg vil hjelpe deg med partnerskapsapplikasjonen.
La meg starte med noen grunnleggende opplysninger.
Hva er navnet på selskapet ditt?
Bruker: TechCorp Solutions
AI: Flott! Og hva er omsetningsområdet ditt?
- Under $1M
- $1M - $10M
- $10M - $50M
- Over $50M
Bruker: $1M - $10M
AI: Perfekt. Nå trenger jeg noen flere detaljer om virksomheten din...
[Fortsetter gjennom sekvensen]
Opprette en sekvens
Trinn 1: Opprett sekvensen
- Gå til SmartForms i dashbordet ditt
- Klikk Opprett sekvens
- Gi sekvensen din et navn og en beskrivelse
Trinn 2: Legg til skjemaer
- Klikk Legg til skjema for å inkludere eksisterende SmartForms
- Dra for å endre rekkefølgen på skjemaene i sekvensen
- Konfigurer hver skjemas fullføringstype (direkte, delt, delegert)
Trinn 3: Konfigurer SmartFlow-kjøring
Velg når arbeidsflyter skal kjøres:
- ☐ Kjør SmartFlow etter hvert skjema
- ☐ Kjør SmartFlow etter sekvensfullføring
Du kan aktivere ett eller begge alternativer.
Trinn 4: Aktiver AI-verktøy (valgfritt)
Aktiver Aktiver som AI-verktøy for å gjøre sekvensen tilgjengelig i chatboten din.
Trinn 5: Lagre og test
- Lagre sekvensen din
- Test ved å starte den selv eller gjennom chatboten
- Bekreft at SmartFlow utløses på de riktige tidspunktene
SmartFlow-integrasjon
Utløser: SmartForm-sekvens
Bruk SmartForm-sekvens-utløseren i SmartFlow for å automatisere handlinger når sekvenser er fullført.
| Variabel | Beskrivelse |
|---|---|
sequence.id | Unik identifikator for sekvensen |
sequence.name | Navn på sekvensen |
sequence.forms | Array av alle skjemasvar |
sequence.completedBy | Bruker som fullførte sekvensen |
sequence.completedAt | Tidsstempel for fullføring |
Eksempel på arbeidsflyt
SmartForm-sekvensutløser (etter sekvens)
↓
AI-forespørsel
→ Analyser alle skjemasvar
→ Generer oppsummeringsrapport
↓
Generer PDF
→ Opprett fullføringssertifikat
↓
Send e-post
→ Send sertifikat til bruker
↓
API-anrop
→ Oppdater CRM med alle innsamlede data
Bruksområder
📚 Ansatt Onboarding
Sekvens:
- Skjema for personlig informasjon
- Skjema for nødkontakter
- Skjema for skattedokumenter
- Skjema for IT-utstyrsforespørsel
- Skjema for bekreftelse av retningslinjer
SmartFlow Konfigurasjon:
- Etter hvert skjema: Oppdater HR-systemet i sanntid
- Etter sekvens: Send velkomst-e-post med alle bekreftelser
🤝 Partnerapplikasjon
Sekvens:
- Bedriftsinformasjon
- Detaljer om forretningsmodellen
- Tekniske krav
- Opplasting av juridiske dokumenter
SmartFlow Konfigurasjon:
- Etter sekvens: Opprett Salesforce-mulighet + varsle partnerskapsteamet
📋 Kundevurdering
Sekvens:
- Analyse av nåværende situasjon
- Mål og hensikter
- Budsjett og tidslinje
- Tekniske krav
SmartFlow Konfigurasjon:
- Etter hvert skjema: Lagre fremgang til databasen
- Etter sekvens: Generer forslag + planlegg møte
Beste Praksiser
1. Hold individuelle skjemaer korte
Del opp komplekse prosesser i 5-10 spørsmål skjemaer i stedet for ett stort skjema. Brukere føler fremgang og er mindre tilbøyelige til å forlate prosessen.
2. Bruk delegasjon klokt
For skjemaer som krever innspill fra flere personer:
- Deleger tekniske skjemaer til IT-teamet
- Del godkjenningsskjemaer med ledere
- Hold personlige skjemaer direkte
3. Konfigurer SmartFlow gjennomtenkt
-
Bruk etter hvert skjema for:
- Sanntids datasykronisering
- Fremdriftsvarsler
- Intermediate valideringer
-
Bruk etter sekvens for:
- Sluttrapporter
- Godkjenningsarbeidsflyter
- Fullføringsvarsler
4. Test AI-opplevelsen
Hvis du aktiverer som AI-verktøy:
- Test hele samtaleflyten
- Sørg for at AI-forklaringer er nyttige
- Bekreft at alle skjemaer fullføres korrekt