SmartForm Sequences
Çfarë janë Sequences?
SmartForm Sequences ju lejojnë të krijoni një serinë formularësh që përdoruesit plotësojnë në një rend të caktuar. Në vend të një formulari të vetëm, mund t'i udhëzoni përdoruesit përmes një procesi me shumë hapa ku secili formular mbledh informacion specifik.
Pse të Përdorni Sequences?
| Rast Përdorimi | Përfitimi |
|---|---|
| Onboarding kompleks | Ndani proceset e gjata në hapa të kuptueshëm |
| Vlerësime me shumë faza | Mblidhni informacionin progresivisht |
| Flukset e përputhshmërisë | Siguroni që të gjitha dokumentet e kërkuara të plotësohen |
| Bashkëpunimi në ekip | Delegoni formularët te persona të ndryshëm |
Karakteristikat Kryesore
📋 Definoni Serinë e Formularëve Tuaj
Krijoni një sekuencë duke zgjedhur se cilët formularë të përfshini dhe rendin e tyre:
- Shtoni formularë në sekuencën tuaj nga formularët ekzistues SmartForms
- Caktoni rendin - përdoruesit përparojnë përmes formularëve në mënyrë sekondare
- Konfiguroni rregullat e përfundimit - të gjitha formularët e kërkuara ose të caktuar
🔄 Opsionet e Përshtatshme të Përfundimit
Formularët në një sekuencë mund të plotësohen në mënyra të ndryshme:
| Opsioni | Përshkrimi |
|---|---|
| Direkte | Përdoruesi e plotëson formularin vetë |
| Të ndara | Ndani një lidhje të integruar me këdo për ta plotësuar |
| Të deleguara | Caktoni formularin për një person të caktuar me një lidhje të veçantë të integruar |
🔗 Lidhjet e Integruara
Çdo formular ose sekuencë gjeneron një lidhje të integruar që mund të ndahet:
- Ndani lidhjen përmes emailit, bisedës, ose çdo platforme mesazhi
- Integroni në faqe interneti duke përdorur një iframe
- Mbështetje për login — nëse formulari kërkon autentifikim, përdoruesit u kërkohet të hyjnë
- Përgjatja e përfundimit — dini kush e plotësoi çfarë dhe kur
Kur ju delegoni një formular në një sekuencë:
- Një lidhje e integruar gjenerohet për atë formular të caktuar
- Ndani lidhjen me personin e caktuar
- Ata mund të hyjnë (nëse kërkohet) dhe të plotësojnë pjesën e tyre
- Progresi ndjeket në sekuencë
⚡ Opsionet e Ekzekutimit të SmartFlow
Kontrolloni kur funksionon automatizimi juaj:
| Opsioni | Kur Funksionon |
|---|---|
| Pas çdo formulari | SmartFlow ekzekutohet menjëherë kur çdo formular përfundon |
| Pas sekuencës | SmartFlow ekzekutohet vetëm kur të gjitha formularët në sekuencë janë përfunduar |
| Të dyja | Aktivizoni të dy opsionet për fleksibilitet maksimal |
Kjo ju jep kontroll të hollësishëm:
- Pas çdo formulari: Dërgoni konfirmime të menjëhershme, përditësoni regjistrat në kohë reale
- Pas sekuencës: Gjeneroni raportet përfundimtare, aktivizoni flukset e miratimit, dërgoni njoftime përmbledhëse
🤖 Aktivizo si Mjet AI
Sekuencat mund të ekspozohen në chatbot-in tuaj AI, duke lejuar përdoruesit të plotësojnë të gjithë pyetësorët në mënyrë konverzacionale.
Si Funksionon
- Aktivizo kalimin "Aktivizo si Mjet AI" në sekuencën tuaj
- Sekuenca bëhet e disponueshme për AI si një mjet default
- Përdoruesit mund të fillojnë sekuencën direkt në chatbot
- AI i udhëheq ata përmes çdo forme në mënyrë konverzacionale
Përfitimet
- Përvojë natyrale: Përdoruesit plotësojnë formularët përmes bisedës, jo duke klikuar
- E vetëdijshme për kontekstin: AI mund të shpjegojë pyetjet dhe të ndihmojë përdoruesit të kuptojnë çfarë nevojitet
- Integrim pa probleme: Nuk ka nevojë të kaloni midis bisedës dhe formularëve
- Mikpritëse për celularë: Funksionon perfekt në çdo pajisje përmes bisedës
Shembulli i Bisedës
User: Do të doja të aplikoj për programin e partneritetit
AI: Do t'ju ndihmoj me aplikimin për partneritet.
Le të fillojmë me disa informacione bazë.
Cili është emri i kompanisë tuaj?
User: TechCorp Solutions
AI: Shkëlqyer! Dhe cili është diapazoni i të ardhurave tuaja vjetore?
- Më pak se $1M
- $1M - $10M
- $10M - $50M
- Më shumë se $50M
User: $1M - $10M
AI: Perfect. Tani më duhen disa detaje të tjera rreth biznesit tuaj...
[Vazhdon përmes sekuencës]
Krijimi i një Sekuence
Hapi 1: Krijo Sekuencën
- Shkoni te SmartForms në panelin tuaj
- Klikoni Krijo Sekuencë
- Jepni një emër dhe përshkrim sekuencës tuaj
Hapi 2: Shtoni Formularë
- Klikoni Shto Formular për të përfshirë SmartForms ekzistuese
- Tërhiqni për të riorganizuar formularët në sekuencë
- Konfiguroni llojin e përfundimit të çdo formulari (direkt, të ndarë, të deleguar)
Hapi 3: Konfiguroni Ekzekutimin e SmartFlow
Zgjidhni kur duhet të ekzekutohen punët:
- ☐ Ekzekuto SmartFlow pas çdo formulari
- ☐ Ekzekuto SmartFlow pas përfundimit të sekuencës
Mund të aktivizoni një ose të dy opsionet.
Hapi 4: Aktivizo Mjetin AI (Opsionale)
Aktivizoni Aktivizo si Mjet AI për ta bërë sekuencën të disponueshme në chatbot-in tuaj.
Hapi 5: Ruaj dhe Testo
- Ruani sekuencën tuaj
- Testoni duke e filluar vetë ose përmes chatbot-it
- Verifikoni aktivizimet e SmartFlow në momentet e duhura
Integrimi i SmartFlow
Aktivizimi: Sekuenca SmartForm
Përdorni aktivizimin Sekuenca SmartForm në SmartFlow për të automatizuar veprimet kur sekuencat përfundojnë.
| Variabël | Përshkrimi |
|---|---|
sequence.id | Identifikues unik i sekuencës |
sequence.name | Emri i sekuencës |
sequence.forms | Array e të gjitha përgjigjeve të formularëve |
sequence.completedBy | Përdoruesi që përfundoi sekuencën |
sequence.completedAt | Koha e përfundimit |
Shembulli i Punës
Aktivizimi i Sekuencës SmartForm (Pas sekuencës)
↓
Kërkesa AI
→ Analizo të gjitha përgjigjet e formularëve
→ Gjenero raport përmbledhës
↓
Gjenero PDF
→ Krijo certifikatën e përfundimit
↓
Dërgo Email
→ Dërgo certifikatën te përdoruesi
↓
Thirrje API
→ Përditëso CRM me të dhënat e mbledhura
Rastet e Përdorimit
📚 Pranimi i Punonjësve
Sekuenca:
- Formulari i Informacioneve Personale
- Formulari i Kontakteve të Emergjencës
- Formulari i Dokumenteve Tatimore
- Formulari i Kërkesës për Pajisje IT
- Formulari i Pranimit të Politikave
Konfigurimi i SmartFlow:
- Pas çdo formulari: Përditëso sistemin e HR në kohë reale
- Pas sekuencës: Dërgo email mirëseardhjeje me të gjitha konfirmimet
🤝 Aplikimi për Partner
Sekuenca:
- Informacioni i Kompanisë
- Detajet e Modelit të Biznesit
- Kërkesat Teknike
- Ngarkimi i Dokumenteve Ligjore
Konfigurimi i SmartFlow:
- Pas sekuencës: Krijo mundësi në Salesforce + njofto ekipin e partneriteteve
📋 Vlerësimi i Klientit
Sekuenca:
- Analiza e Situatës Aktuale
- Qëllimet dhe Objektivat
- Buxheti dhe Afati
- Kërkesat Teknike
Konfigurimi i SmartFlow:
- Pas çdo formulari: Ruaj përparimin në bazën e të dhënave
- Pas sekuencës: Gjenero propozim + planifiko takim
Praktikat më të Mira
1. Mbani Formularët Individualë të Shkurtër
Ndani proceset komplekse në formularë me 5-10 pyetje në vend të një formulari masiv. Përdoruesit ndiejnë përparim dhe janë më pak të prirur të braktisin.
2. Përdorni Delegimin me Mençuri
Për formularët që kërkojnë input nga shumë njerëz:
- Delegoni formularët teknikë ekipit të IT
- Shpërndani formularët e miratimit me menaxherët
- Mbani formularët personalë të drejtpërdrejtë
3. Konfiguroni SmartFlow me Kujdes
-
Përdorni pas çdo formulari për:
- Sinkronizimin e të dhënave në kohë reale
- Njoftimet për përparimin
- Validimet ndërmjetëse
-
Përdorni pas sekuencës për:
- Raportet përfundimtare
- Flukset e miratimit
- Njoftimet e përfundimit
4. Testoni Eksperiencën e AI
Nëse aktivizoni si Mjet AI:
- Testoni rrjedhën e plotë të bisedës
- Sigurohuni që shpjegimet e AI të jenë të dobishme
- Verifikoni që të gjitha formularët të përfundojnë saktë