SmartForm Sekvence

Šta su Sekvence?

SmartForm Sekvence omogućavaju vam da kreirate niz obrazaca koje korisnici popunjavaju u definisanom redosledu. Umesto jednog obrasca, možete voditi korisnike kroz višestepeni proces gde svaki obrazac prikuplja specifične informacije.

---

Zašto koristiti Sekvence?

Upotreba	Korist
Složen proces uvođenja	Podelite duge procese na razumljive korake
Višestepene procene	Prikupljajte informacije postepeno
Radni tokovi usklađenosti	Osigurajte da su svi potrebni dokumenti popunjeni
Saradnja tima	Delegirajte obrasce različitim osobama

---

Ključne Karakteristike

📋 Definišite Svoj Niz Obrazaca

Kreirajte sekvencu odabirom koji obrasci će biti uključeni i njihovog redosleda:

1. Dodajte obrasce u svoju sekvencu iz postojećih SmartForm obrazaca
2. Postavite redosled - korisnici napreduju kroz obrasce sekvencijalno
3. Konfigurišite pravila za završetak - svi obrasci su obavezni ili specifični

🔄 Fleksibilne Opcije Završetka

Obrasci u sekvenci mogu se popunjavati na različite načine:

Opcija	Opis
Direktno	Korisnik sam popunjava obrazac
Deljeno	Podelite link za ugrađivanje sa bilo kim da završi
Delegirano	Dodelite obrazac specifičnoj osobi sa jedinstvenim linkom za ugrađivanje

🔗 Linkovi za Ugrađivanje

Svaki obrazac ili sekvenca generiše link za ugrađivanje koji se može deliti:

• Podelite link putem email-a, chata ili bilo koje platforme za razmenu poruka
• Ugradite na veb sajtove koristeći iframe
• Podrška za prijavu — ako obrazac zahteva autentifikaciju, korisnici će biti upitani da se prijave
• Pratite završetak — znajte ko je šta i kada završio

Kada delegirate obrazac u sekvenci:

1. Generiše se link za ugrađivanje za taj specifični obrazac
2. Podelite link sa dodeljenom osobom
3. Oni se mogu prijaviti (ako je potrebno) i završiti svoj deo
4. Napredak se prati u sekvenci

⚡ Opcije Izvršenja SmartFlow-a

Kontrolišite kada vaša automatizacija radi:

Opcija	Kada se izvršava
Nakon svakog obrasca	SmartFlow se izvršava odmah kada je svaki obrazac završen
Nakon sekvence	SmartFlow se izvršava samo kada su svi obrasci u sekvenci završeni
Oboje	Omogućite obe opcije za maksimalnu fleksibilnost

Ovo vam daje preciznu kontrolu:

• Nakon svakog obrasca: Pošaljite trenutne potvrde, ažurirajte zapise u realnom vremenu
• Nakon sekvence: Generišite konačne izveštaje, pokrenite radne tokove odobravanja, pošaljite obaveštenja o sažetku

---

🤖 Omogućite kao AI alat

Sekvence mogu biti dostupne vašem AI chatbot-u, omogućavajući korisnicima da popune celu anketu kroz razgovor.

Kako to funkcioniše

1. Omogućite prekidač "Omogućite kao AI alat" na vašoj sekvenci
2. Sekvenca postaje dostupna AI kao podrazumevani alat
3. Korisnici mogu početi sekvencu direktno u chatbot-u
4. AI ih vodi kroz svaki obrazac razgovorno

Prednosti

• Prirodno iskustvo: Korisnici popunjavaju obrasce kroz razgovor, a ne klikom
• Svestan konteksta: AI može objasniti pitanja i pomoći korisnicima da razumeju šta je potrebno
• Bešavna integracija: Nema potrebe za prebacivanjem između chat-a i obrazaca
• Prijateljski prema mobilnim uređajima: Savršeno funkcioniše na bilo kojem uređaju kroz chat

Primer Razgovora

Korisnik: Želeo bih da se prijavim za program partnerstva

AI: Pomoći ću vam sa prijavom za partnerstvo. 
    Počnimo sa nekim osnovnim informacijama.
    
    Kako se zove vaša kompanija?

Korisnik: TechCorp Solutions

AI: Odlično! A koja je vaša godišnja prihoda?
    - Ispod $1M
    - $1M - $10M
    - $10M - $50M
    - Preko $50M

Korisnik: $1M - $10M

AI: Savršeno. Sada mi treba još nekoliko detalja o vašem poslu...
    [Nastavlja kroz sekvencu]

---

Kreiranje Sekvence

Korak 1: Kreirajte Sekvencu

1. Idite na SmartForms u vašem kontrolnom panelu
2. Kliknite Kreiraj Sekvencu
3. Dajte svojoj sekvenci ime i opis

Korak 2: Dodajte Obrazce

1. Kliknite Dodaj Obrazac da uključite postojeće SmartForms
2. Prevucite da promenite redosled obrazaca u sekvenci
3. Konfigurišite tip završetka svakog obrasca (direktno, deljeno, delegirano)

Korak 3: Konfigurišite Izvršenje SmartFlow-a

Izaberite kada bi radni tokovi trebali da se pokrenu:

• ☐ Izvrši SmartFlow nakon svakog obrasca
• ☐ Izvrši SmartFlow nakon završetka sekvence

Možete omogućiti jednu ili obe opcije.

Korak 4: Omogućite AI Alat (Opcionalno)

Prebacite Omogućite kao AI alat da biste sekvencu učinili dostupnom u vašem chatbot-u.

Korak 5: Sačuvajte i Testirajte

1. Sačuvajte svoju sekvencu
2. Testirajte tako što ćete je započeti sami ili kroz chatbot
3. Proverite da li se SmartFlow okidači aktiviraju u pravim trenucima

---

SmartFlow Integracija

Okidač: SmartForm Sekvenca

Koristite SmartForm Sekvenca okidač u SmartFlow-u da automatizujete akcije kada se sekvence završe.

Varijabla	Opis
sequence.id	Jedinstveni identifikator sekvence
sequence.name	Ime sekvence
sequence.forms	Niz svih odgovora na obrasce
sequence.completedBy	Korisnik koji je završio sekvencu
sequence.completedAt	Vreme završetka

Primer Radnog Toka

SmartForm Sekvenca Okidač (Nakon sekvence)
    ↓
AI Zahtev
  → Analizirajte sve odgovore na obrasce
  → Generišite izveštaj sa rezimeom
    ↓
Generišite PDF
  → Kreirajte sertifikat o završetku
    ↓
Pošaljite Email
  → Pošaljite sertifikat korisniku
    ↓
API Poziv
  → Ažurirajte CRM sa svim prikupljenim podacima

Use Cases

📚 Employee Onboarding

Sequence:

1. Personal Information Form
2. Emergency Contacts Form
3. Tax Documents Form
4. IT Equipment Request Form
5. Policy Acknowledgment Form

SmartFlow Configuration:

• After each form: Update HR system in real-time
• After sequence: Send welcome email with all confirmations

🤝 Partner Application

Sequence:

1. Company Information
2. Business Model Details
3. Technical Requirements
4. Legal Documents Upload

SmartFlow Configuration:

• After sequence: Create Salesforce opportunity + notify partnerships team

📋 Customer Assessment

Sequence:

1. Current Situation Analysis
2. Goals and Objectives
3. Budget and Timeline
4. Technical Requirements

SmartFlow Configuration:

• After each form: Save progress to database
• After sequence: Generate proposal + schedule meeting

---

Best Practices

1. Keep Individual Forms Short

Break complex processes into 5-10 question forms rather than one massive form. Users feel progress and are less likely to abandon.

2. Use Delegation Wisely

For forms requiring input from multiple people:

• Delegate technical forms to IT team
• Share approval forms with managers
• Keep personal forms direct

3. Configure SmartFlow Thoughtfully

• Use after each form for:

  • Real-time data sync
  • Progress notifications
  • Intermediate validations

• Use after sequence for:

  • Final reports
  • Approval workflows
  • Completion notifications

4. Test the AI Experience

If enabling as AI Tool:

• Test the full conversation flow
• Ensure AI explanations are helpful
• Verify all forms complete correctly

---

Related Documentation

• SmartForm Introduction
• SmartForm Creation
• SmartForm Sequence Trigger
• SmartForm Workflow Trigger