SmartForm Sekvence

Šta su Sekvence?

SmartForm Sekvence omogućavaju vam da kreirate niz obrazaca koje korisnici popunjavaju u definisanom redoslijedu. Umjesto jednog obrasca, možete voditi korisnike kroz višestepeni proces gdje svaki obrazac prikuplja specifične informacije.

---

Zašto koristiti Sekvence?

Korisnički slučaj	Korist
Složen proces uvođenja	Razdvojite duge procese na lakše korake
Višestepene procjene	Prikupljajte informacije postepeno
Radni tokovi usklađenosti	Osigurajte da su svi potrebni dokumenti popunjeni
Timska saradnja	Delegirajte obrasce različitim osobama

---

Ključne Karakteristike

📋 Definišite svoj niz obrazaca

Kreirajte sekvencu odabirom koji obrasci će biti uključeni i njihovog redoslijeda:

1. Dodajte obrasce u svoju sekvencu iz postojećih SmartForm obrazaca
2. Postavite redoslijed - korisnici napreduju kroz obrasce sekvencijalno
3. Konfigurišite pravila završetka - svi obrasci su obavezni ili specifični

🔄 Fleksibilne opcije završetka

Obrasci u sekvenci mogu se popunjavati na različite načine:

Opcija	Opis
Direktno	Korisnik sam popunjava obrazac
Dijeljeno	Podijelite link za umetanje s bilo kim da ga popuni
Delegirano	Dodijelite obrazac specifičnoj osobi s jedinstvenim linkom za umetanje

🔗 Linkovi za umetanje

Svaki obrazac ili sekvenca generiše link za umetanje koji se može dijeliti:

• Podijelite link putem e-pošte, chata ili bilo koje platforme za razmjenu poruka
• Umetnite na web stranice koristeći iframe
• Podrška za prijavu — ako obrazac zahtijeva autentifikaciju, korisnici će biti upitani da se prijave
• Praćenje završetka — saznajte ko je šta i kada završio

Kada delegirate obrazac u sekvenci:

1. Generiše se link za umetanje za taj specifični obrazac
2. Podijelite link s dodijeljenom osobom
3. Oni se mogu prijaviti (ako je potrebno) i završiti svoj dio
4. Napredak se prati u sekvenci

⚡ Opcije izvršenja SmartFlow-a

Kontrolirajte kada se vaša automatizacija pokreće:

Opcija	Kada se pokreće
Nakon svakog obrasca	SmartFlow se izvršava odmah kada je svaki obrazac završen
Nakon sekvence	SmartFlow se izvršava samo kada su svi obrasci u sekvenci završeni
Oboje	Omogućite obje opcije za maksimalnu fleksibilnost

Ovo vam daje preciznu kontrolu:

• Nakon svakog obrasca: Pošaljite trenutne potvrde, ažurirajte evidenciju u realnom vremenu
• Nakon sekvence: Generišite završne izvještaje, pokrenite radne tokove odobravanja, pošaljite sažetke obavijesti

---

🤖 Omogućite kao AI Alat

Sekvence se mogu izložiti vašem AI chatbotu, omogućavajući korisnicima da razgovaraju o cijelim upitnicima.

Kako to funkcioniše

1. Omogućite prekidač "Omogućite kao AI Alat" na vašoj sekvenci
2. Sekvenca postaje dostupna AI kao podrazumni alat
3. Korisnici mogu početi sekvencu direktno u chatbotu
4. AI ih vodi kroz svaki obrazac razgovorno

Prednosti

• Prirodno iskustvo: Korisnici popunjavaju obrasce kroz razgovor, a ne klikćući
• Svijestan konteksta: AI može objasniti pitanja i pomoći korisnicima da razumiju šta je potrebno
• Besprijekorna integracija: Nema potrebe za prebacivanjem između chata i obrazaca
• Prilagođeno mobilnim uređajima: Savršeno funkcioniše na bilo kojem uređaju kroz chat

Primjer Razgovora

Korisnik: Želio bih se prijaviti za program partnerstva

AI: Pomoći ću vam s prijavom za partnerstvo. 
    Počnimo s nekim osnovnim informacijama.
    
    Kako se zove vaša kompanija?

Korisnik: TechCorp Solutions

AI: Odlično! A koji je vaš godišnji prihod?
    - Ispod $1M
    - $1M - $10M
    - $10M - $50M
    - Preko $50M

Korisnik: $1M - $10M

AI: Savršeno. Sada mi treba još nekoliko detalja o vašem poslovanju...
    [Nastavlja kroz sekvencu]

---

Kreiranje Sekvence

Korak 1: Kreirajte Sekvencu

1. Idite na SmartForms u vašem kontrolnom panelu
2. Kliknite Kreiraj Sekvencu
3. Dajte svojoj sekvenci naziv i opis

Korak 2: Dodajte Obrazce

1. Kliknite Dodaj Obrazac da uključite postojeće SmartForms
2. Prevucite da promijenite redoslijed obrazaca u sekvenci
3. Konfigurišite tip završetka svakog obrasca (direktan, zajednički, delegiran)

Korak 3: Konfigurišite Izvršenje SmartFlow-a

Odaberite kada bi radni tokovi trebali raditi:

• ☐ Izvršite SmartFlow nakon svakog obrasca
• ☐ Izvršite SmartFlow nakon završetka sekvence

Možete omogućiti jednu ili obje opcije.

Korak 4: Omogućite AI Alat (Opcionalno)

Prebacite Omogućite kao AI Alat da biste sekvencu učinili dostupnom u vašem chatbotu.

Korak 5: Sačuvajte i Testirajte

1. Sačuvajte svoju sekvencu
2. Testirajte tako što ćete je pokrenuti sami ili kroz chatbot
3. Potvrdite da se SmartFlow aktivira u pravim trenucima

---

SmartFlow Integracija

Okidač: SmartForm Sekvenca

Koristite SmartForm Sekvenca okidač u SmartFlow-u za automatizaciju radnji kada se sekvence završe.

Varijabla	Opis
sequence.id	Jedinstveni identifikator sekvence
sequence.name	Naziv sekvence
sequence.forms	Niz svih odgovora na obrasce
sequence.completedBy	Korisnik koji je završio sekvencu
sequence.completedAt	Vremenska oznaka završetka

Primjer Radnog Toka

SmartForm Sekvenca Okidač (Nakon sekvence)
    ↓
AI Zahtev
  → Analizirajte sve odgovore na obrasce
  → Generišite sažetak izveštaja
    ↓
Generišite PDF
  → Kreirajte sertifikat o završetku
    ↓
Pošaljite Email
  → Pošaljite sertifikat korisniku
    ↓
API Poziv
  → Ažurirajte CRM sa svim prikupljenim podacima

Use Cases

📚 Employee Onboarding

Sequence:

1. Personal Information Form
2. Emergency Contacts Form
3. Tax Documents Form
4. IT Equipment Request Form
5. Policy Acknowledgment Form

SmartFlow Configuration:

• After each form: Update HR system in real-time
• After sequence: Send welcome email with all confirmations

🤝 Partner Application

Sequence:

1. Company Information
2. Business Model Details
3. Technical Requirements
4. Legal Documents Upload

SmartFlow Configuration:

• After sequence: Create Salesforce opportunity + notify partnerships team

📋 Customer Assessment

Sequence:

1. Current Situation Analysis
2. Goals and Objectives
3. Budget and Timeline
4. Technical Requirements

SmartFlow Configuration:

• After each form: Save progress to database
• After sequence: Generate proposal + schedule meeting

---

Best Practices

1. Keep Individual Forms Short

Razdvojite složene procese na formulare sa 5-10 pitanja umjesto jednog velikog formulara. Korisnici osjećaju napredak i manje su skloni odustajanju.

2. Use Delegation Wisely

Za formulare koji zahtijevaju unos od više osoba:

• Delegirajte tehničke formulare IT timu
• Podijelite formular za odobrenje sa menadžerima
• Držite lične formulare direktnim

3. Configure SmartFlow Thoughtfully

• Koristite nakon svakog formulara za:

  • Sinhronizaciju podataka u realnom vremenu
  • Obavijesti o napretku
  • Intermedijarne validacije

• Koristite nakon sekvence za:

  • Konačne izvještaje
  • Radne tokove odobrenja
  • Obavijesti o završetku

4. Test the AI Experience

Ako omogućavate kao AI alat:

• Testirajte cijeli tok razgovora
• Osigurajte da su AI objašnjenja korisna
• Provjerite da su svi formulari ispravno popunjeni

---

Related Documentation

• SmartForm Introduction
• SmartForm Creation
• SmartForm Sequence Trigger
• SmartForm Workflow Trigger