SmartForm Sequences

X'inhu Sequences?

SmartForm Sequences jippermettu li toħloq serje ta' forom li l-utenti jcompleted f'ordni definit. Minflok forma waħda, tista' gwida l-utenti permezz ta' proċess multi-pass li fiha kull forma tiġbor informazzjoni speċifika.

---

Għaliex Tuża Sequences?

Każ ta' Użu	Vantaġġ
Onboarding kumpless	Iqsar proċessi twal f'passi li jistgħu jiġu digeriti
Evalwazzjonijiet multi-stadji	Iġbor informazzjoni progressivament
Flussi ta' konformità	Żgura li l-documents meħtieġa kollha jiġu kompluti
Kollaborazzjoni tat-tim	Delega forom lil persuni differenti

---

Karatteristiċi Ewlenin

📋 Definixxi s-Serje tal-Formi Tiegħek

Oħloq sequenza billi tagħżel liema forom tinkludi u l-ordni tagħhom:

1. Żid forom mas-sequenza tiegħek minn SmartForms eżistenti
2. Stabbilixxi l-ordni - l-utenti jippromwovu permezz tal-formi b'ordni
3. Ipprova r-regoli tal-kompletament - forom kollha meħtieġa jew speċifiċi

🔄 Għażliet ta' Kompletament Flessibbli

Forom f'sequenza jistgħu jiġu kompluti b'modi differenti:

Għażla	Deskrizzjoni
Dirett	L-utent jimla l-forma stess
Ma' Ħbieb	Aqsam link ta' embed ma' xi ħadd biex jikkumplixxi
Delegat	Assigna l-forma lil persuna speċifika bil-link ta' embed uniku

🔗 Links ta' Embed

Kull forma jew sequenza tiġġenera link ta' embed li jista' jiġi aqsam:

• Aqsam il-link permezz ta' email, chat, jew xi pjattaforma ta' messaġġi
• Embed f'websites bl-użu ta' iframe
• Appoġġ għall-login — jekk il-forma teħtieġ awtentikazzjoni, l-utenti jiġu mistiedna biex jidħlu
• Ikkontrolla l-kompletament — iktar taf min kompliet x'ħin

Meta delega forma f'sequenza:

1. Link ta' embed jiġġenera għal dik il-forma speċifika
2. Aqsam il-link mal-persuna assinjata
3. Huma jistgħu jidħlu (jekk meħtieġ) u jikkumplixxu l-parti tagħhom
4. Il-progress jiġi kkuntrollat fis-sequenza

⚡ Għażliet ta' Eżekuzzjoni SmartFlow

Ikontrolla meta l-awtomazzjoni tiegħek taħdem:

Għażla	Meta Tħaddem
Wara kull forma	SmartFlow eżegwixxi immedjatament meta kull forma tkun kompluta
Wara s-sequenza	SmartFlow eżegwixxi biss meta l-forom kollha fis-sequenza jkunu magħluqa
Iż-żewġ	Ikkonferma ż-żewġ għażliet għal flessibilità massima

Dan jagħtik kontroll dettaljat:

• Wara kull forma: Ibgħat konfermi immedjati, aġġorna r-rekords fil-ħin reali
• Wara s-sequenza: Ġenera rapporti finali, iġġib flussi ta' approvazzjoni, ibgħat notifikazzjonijiet ta' sommarju

---

🤖 Attiva bħala Għodda AI

Is-sekwenzi jistgħu jiġu esposti lill-chatbot AI tiegħek, li jippermetti lill-utenti biex jikkumplu questionnaires sħaħ b'mod konversazzjonali.

Kif Jaħdem

1. Attiva l-buttuna "Attiva bħala Għodda AI" fis-sekwenza tiegħek
2. Is-sekwenza ssir disponibbli għall-AI bħala għodda predefinita
3. L-utenti jistgħu bdew is-sekwenza direttament fil-chatbot
4. L-AI gwida lilhom permezz ta' kull forma b'mod konversazzjonali

Vantaġġi

• Esperjenza naturali: L-utenti jikkumplu l-formoli permezz ta' konversazzjoni, mhux billi jikklikkjaw
• Kuntest sensittiv: L-AI jista' jispjega mistoqsijiet u jgħin lill-utenti jifhmu x'inhuma l-ħtiġijiet
• Integrazione bla xkiel: M'hemmx bżonn li tinbidel bejn il-chat u l-formoli
• Mobbli-friendly: Jaħdem perfettament fuq kwalunkwe apparat permezz tal-chat

Eżempju ta' Konversazzjoni

Utent: Nixtieq li nippjana għall-programm ta' sħubija

AI: Se ngħinek bil-applikazzjoni tas-sħubija. 
    Ħallini nibda b'informazzjoni bażika.
    
    X'jismu l-kumpanija tiegħek?

Utent: TechCorp Solutions

AI: Kbir! U x'ħin huwa l-kamp ta' dħul annwali tiegħek?
    - Inqas minn $1M
    - $1M - $10M
    - $10M - $50M
    - Aktar minn $50M

Utent: $1M - $10M

AI: Perfett. Issa għandi bżonn ftit iktar dettalji dwar il-kumpanija tiegħek...
    [Kompli permezz tas-sekwenza]

---

Kreazzjoni ta' Sekwenza

Pass 1: Oħloq is-Sekwenza

1. Mur għand SmartForms fid-dashboard tiegħek
2. Ikklikkja Oħloq Sekwenza
3. Agħti isem u deskrizzjoni lis-sekwenza tiegħek

Pass 2: Żid Formoli

1. Ikklikkja Żid Forma biex tinkludi SmartForms eżistenti
2. Iddreggja biex tordna l-formoli fis-sekwenza
3. Ipprova kull tip ta' tlestija tal-forma (dirett, ma' oħrajn, delegat)

Pass 3: Ipprova l-Eżekuzzjoni ta' SmartFlow

Agħżel meta għandhom isiru l-flussi ta' xogħol:

• ☐ Eżegwixxi SmartFlow wara kull forma
• ☐ Eżegwixxi SmartFlow wara t-tlestija tas-sekwenza

Tista' tattiva waħda jew it-tnejn mill-għażliet.

Pass 4: Attiva Għodda AI (Opcjonali)

Ittiva Attiva bħala Għodda AI biex tagħmel is-sekwenza disponibbli fil-chatbot tiegħek.

Pass 5: Iħżen u Testja

1. Iħżen is-sekwenza tiegħek
2. Testja billi tibdaha int stess jew permezz tal-chatbot
3. Iċċekkja li l-SmartFlow jattiva fil-mumenti korretti

---

Integrazione SmartFlow

Trigger: Sekwenza SmartForm

Uża t-trigger Sekwenza SmartForm f'SmartFlow biex tautomatizza azzjonijiet meta s-sekwenzi jitlestew.

Variabbli	Deskrizzjoni
sequence.id	Identifikatur uniku tas-sekwenza
sequence.name	Isem tas-sekwenza
sequence.forms	Array ta' kull risposta tal-forma
sequence.completedBy	Utent li temm is-sekwenza
sequence.completedAt	Timestamp tat-tlestija

Eżempju ta' Fluss ta' Xogħol

SmartForm Sequence Trigger (Wara s-sekwenza)
    ↓
Richiesta AI
  → Analiżi ta' kull risposta tal-forma
  → Ġenerazzjoni ta' rapport ta' sommarju
    ↓
Ġenera PDF
  → Oħloq ċertifikat tat-tlestija
    ↓
Ibgħat Email
  → Ibgħat iċ-ċertifikat lill-utent
    ↓
API Call
  → Aġġorna l-CRM bl-informazzjoni kollha miġbura

Użu ta' Każijiet

📚 Inklużjoni tal-Impjegati

Sequenza:

1. Forma ta' Informazzjoni Personali
2. Forma ta' Kontatti ta' Emerġenza
3. Forma ta' Dokumenti tat-Taxxa
4. Forma ta' Talba għall-Ħardwer IT
5. Forma ta' Rikonoxximent tal-Politika

Konfigurazzjoni SmartFlow:

• Wara kull forma: Aġġorna s-sistema HR f'ħin reali
• Wara s-sequenza: Ibgħat email ta' merħba bil-konfermi kollha

🤝 Applikazzjoni għall-Partner

Sequenza:

1. Informazzjoni dwar il-Kumpanija
2. Dettalji tal-Mudell Tan-Negozju
3. Rekwiżiti Tekniċi
4. Upload ta' Dokumenti Legali

Konfigurazzjoni SmartFlow:

• Wara s-sequenza: Oħloq opportunità f'Salesforce + innotifika lit-tim ta' sħubijiet

📋 Valutazzjoni tal-Klijent

Sequenza:

1. Analiżi tal-Sitwazzjoni Attwali
2. Għanijiet u Obġettivi
3. Baġit u Ħin
4. Rekwiżiti Tekniċi

Konfigurazzjoni SmartFlow:

• Wara kull forma: Iħażen il-progress fil-database
• Wara s-sequenza: Ġenera proposta + ippjana laqgħa

---

Aħjar Prattiċi

1. Żomm il-Formi Individwali Qisien

Iqsam proċessi kumplessi f'5-10 mistoqsijiet minflok forma waħda kbira. L-utenti jħossu l-progress u huma inqas probabbli li jħallu.

2. Uża d-Delega b'Intelliġenza

Għal formi li jeħtieġu input minn bosta nies:

• Delegat formi tekniċi lit-tim IT
• Aqsam formi ta' approvazzjoni mal-managers
• Żomm formi personali diretti

3. Konfigura SmartFlow b'Kura

• Uża wara kull forma għal:

  • Sinċronizzazzjoni tad-data f'ħin reali
  • In-notifiki tal-progress
  • Validazzjonijiet intermedi

• Uża wara s-sequenza għal:

  • Rapporti finali
  • Flussi ta' approvazzjoni
  • In-notifiki tal-kompletament

4. Ittestja l-Esperejnza tal-AI

Jekk qed tikkunsidra bħala Għodda AI:

• Ittestja l-fluss tal-konversazzjoni sħiħa
• Żgura li l-spjegazzjonijiet tal-AI huma utli
• Iċċekkja li l-formi kollha jitlestew b'mod korrett

---

Dokumentazzjoni Relata

• Introduzzjoni għal SmartForm
• Ħolqien ta' SmartForm
• Trigger ta' Sequenza SmartForm
• Trigger ta' Fluss ta' Ħidma SmartForm