SmartForm Sequence Trigger

Esegwi fluss ta' xogħol meta SmartForm Sequence tkun kompluta. Dan it-trigger jippermetti li awtomatizza azzjonijiet wara li l-utenti jtemmu serje ta' forom.

---

Meta Tuża

• Proċess ta' sottomissjonijiet ta' forom b'ħafna passi
• Ġenera rapporti minn forom multipli
• Ittella' flussi ta' approvazzjoni wara li l-data kollha tkun ġġenerata
• Ibgħat notifikazzjonijiet ta' kompliment
• Aġġorna sistemi esterni b'data konsolidata

---

Konfigurazzjoni

Field	Deskrizzjoni
Sequence	Liema sequenza tikkawża dan il-fluss
Esegwi Wara	Meta jfaħħar it-trigger (kull forma / kompliment ta' sequenza / it-tnejn)
Attiva bħala Għodda AI	Agħmel din is-sequenza disponibbli fil-chatbot AI tiegħek

---

Options ta' Eżekuzzjoni

Wara Kull Forma

Il-fluss ta' xogħol jiġri kull darba li forma fi ħdan is-sequenza tkun kompluta.

Każijiet ta' użu:

• Sinchronizzazzjoni tad-data f'ħin reali
• Notifikazzjonijiet ta' progress
• Validazzjonijiet intermedi
• Aġġornament ta' rekords hekk kif id-data tiġi

Wara l-Kompliment tas-Sequenza

Il-fluss ta' xogħol jiġri biss meta l-forom kollha fis-sequenza jkunu kompluti.

Każijiet ta' użu:

• Ġenerazzjoni ta' rapport finali
• Inizzjazzjoni ta' fluss ta' approvazzjoni
• Ċertifikati ta' kompliment
• Notifikazzjonijiet ta' sommarju

It-Tnejn

Attiva t-tnejn l-għażliet biex twettaq flussi ta' xogħol f'kull pass U fl-aħħar.

Każijiet ta' użu:

• Sinchronizzazzjoni f'ħin reali + sommarju finali
• Tqassim ta' progress + notifika ta' kompliment
• Proċessar incrementali + rapport konsolidat

---

🤖 Attiva bħala Għodda AI

Meta tkun attivata, is-sequenza ssir disponibbli għall-chatbot AI tiegħek bħala għodda predefinita.

X'Jimplika Dan

• L-utenti jistgħu jibdew is-sequenza direttament fil-chat
• L-AI gwida lill-utenti permezz ta' kull forma b'mod konversazzjonali
• M'hemmx bżonn li tiftaħ forom separati jew links
• Esperjenza mingħajr xkiel fuq kwalunkwe kanal (web, WhatsApp, Messenger, eċċ.)

Kif Jaħdem

1. L-utent jistaqsi dwar xi ħaġa relatata mas-sequenza (eż. "Nixtieq li applikaw")
2. L-AI tirrikonoxxi l-intenzjoni u toffri li tibda s-sequenza
3. L-AI jistaqsihom mistoqsijiet minn kull forma fis-sequenza
4. Ir-risposti jiġu miġbura u maħżuna
5. SmartFlow jikkawża skont il-konfigurazzjoni tiegħek

Eżempju

User: Nixtieq nibda l-proċess ta' ċertifikazzjoni

AI: Se ngħinek f'dan! Il-ċertifikazzjoni teħtieġ li tkompli 
    3 forom. Ejja nibdew bil-informazzjoni professjonali tiegħek.
    
    X'jismek il-pożizzjoni attwali tiegħek?

User: Senior Developer

AI: Tajjeb! Kemm għandek snin ta' esperjenza?
    ...
    
[Wara li l-forom kollha jkunu kompluti]

AI: Inti kompliet il-forom kollha tal-ċertifikazzjoni. L-applikazzjoni 
    tiegħek ġiet sottomessa u se tirċievi email ta' konferma dalwaqt.

---

Disponibbli Varjabbli

Meta l-trigger jfirex, dawn il-varjabbli huma disponibbli fil-fluss tax-xogħol tiegħek:

Informazzjoni dwar is-Sekwenza

Varjabbli	Tip	Deskrizzjoni
sequence.id	String	Identifikatur uniku
sequence.name	String	Isem is-sekwenza
sequence.completedAt	DateTime	Meta ġiet kompluta s-sekwenza
sequence.completedBy	Object	L-utent li komplietha

Data tal-Formola

Varjabbli	Tip	Deskrizzjoni
sequence.forms	Array	Il-formoli kollha fis-sekwenza
sequence.forms[].id	String	ID tal-formola
sequence.forms[].name	String	Isem tal-formola
sequence.forms[].responses	Object	Ir-risposti tal-formola
sequence.forms[].completedAt	DateTime	Meta ġiet kompluta l-formola
sequence.forms[].completedBy	Object	Min kompliet din il-formola

Formola Kurrenti (Meta "Wara Kull Formola" tkun attivata)

Varjabbli	Tip	Deskrizzjoni
currentForm.id	String	ID tal-formola kurrenti
currentForm.name	String	Isem tal-formola kurrenti
currentForm.responses	Object	Ir-risposti tal-formola kurrenti
currentForm.index	Number	Pożizzjoni fis-sekwenza (bbażata fuq 0)
currentForm.isLast	Boolean	Jekk din hijiex l-aħħar formola

---

Eżempji ta' Flussi ta' Xogħol

Eżempju 1: Kompletament ta' Onboarding tal-Impjegat

Trigger: SmartForm Sequence (Wara s-sekwenza)

SmartForm Sequence Trigger
    ↓
Generate PDF
  → Template: "Onboarding Summary"
  → Data: sequence.forms
    ↓
Send Email (to HR)
  → Subject: "New employee onboarding complete"
  → Attachment: Generated PDF
    ↓
Send Email (to Employee)
  → Subject: "Welcome! Your onboarding is complete"
    ↓
API Call (HR System)
  → Create employee record with all data

Eżempju 2: Tkejjil tal-Progres Reali

Trigger: SmartForm Sequence (Wara kull formola)

SmartForm Sequence Trigger
    ↓
If Condition: currentForm.isLast
├── Yes: 
│   └── Send Email: "All forms complete!"
└── No:
    └── Send Email: "Form {{currentForm.index + 1}} received"
    ↓
API Call
  → Update CRM with latest form data

Eżempju 3: Proċess ta' Applikazzjoni Imħeġġeġ mill-AI

Trigger: SmartForm Sequence (Wara s-sekwenza, Attiva bħala Għodda AI: ON)

SmartForm Sequence Trigger
    ↓
AI Request
  → Analyze all responses
  → Score application
  → Generate recommendation
    ↓
If Condition: score > 70
├── Yes:
│   ├── Create JIRA Issue: "Review application"
│   └── Send Email: "Your application is under review"
└── No:
    └── Send Email: "Thank you for your interest..."

---

Kumparazzjoni: SmartForm vs SmartForm Sequence Trigger

Karatteristika	SmartForm Trigger	SmartForm Sequence Trigger
Tibda fuq	Il-kompletament ta' forma waħda	Il-kompletament ta' sekwenza
Data disponibbli	Ir-risposti ta' forma waħda	Ir-risposti ta' kollha l-formi
Għażliet ta' eżekuzzjoni	Wara l-forma biss	Wara kull forma / wara sekwenza / it-tnejn
Attiva bħala Għodda AI	✅ Iva	✅ Iva
Aħjar għal	Formi sempliċi	Proċessi multi-pass

---

Aħjar Prattiċi

1. Uża Bħalissa l-Għażliet ta' Eżekuzzjoni

• Wara kull forma: Konfermi veloċi, sincronizzazzjoni f'ħin reali
• Wara sekwenza: Proċessar ħafif, azzjonijiet finali

2. Ikkunsidra l-Għodda AI għal UX Aħjar

Attiva "Għodda AI" għal sekwenzi li jibbenefikaw minn kompliment konversazzjonali:

• Applikazzjonijiet
• Valutazzjonijiet
• Onboarding
• Sondaggi

3. Ipproċessa Kompletamenti Parzjali

Uża "Wara kull forma" biex issalva l-progress, sabiex l-utenti ma jitilfu d-data jekk j'abbandunaw f'nofs-sekwenza.

4. Ittestja l-Fluss Sħiħ

Ittestja sekwenzi b'mod sħiħ:

• Kompletament dirett
• Formi delegati
• Kompletament AI chatbot
• Il-kollha SmartFlow triggers

---

Dokumentazzjoni Relatata

• SmartForm Sequences
• SmartForm Workflow Trigger
• SmartForm Introduction
• Conversation Tool Trigger